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Dépenses Hospitalières : le choix du zéro papier

Publié le
Mardi 01 Juillet 2014 à 11:31

06 mai 2014

 

 

COMMUNIQUE DE PRESSE

 

 

 

VERSION « PAPIER » : PLUS DE 1000 FACTURES … PAR JOUR AVEC LEURS MANDATS ET LEURS JUSTIFICATIFS

Pour qu’un établissement public procède au règlement d’une dépense au profit d’un fournisseur, il doit adresser au comptable
de l’établissement, l’ensemble des pièces justificatives de la dépense (factures, marché public, RIB fournisseur, bon de
commande, devis et attestation de service fait etc…). Jusqu’alors, ces documents « papier » étaient attachés au mandat pour
transmission au comptable.
Depuis le 17 février 2014, les Hospices civils de Lyon se sont engagés dans la dématérialisation complète de la chaîne de la
dépense fournisseurs. Désormais, la totalité des factures fournisseurs adressées aux Hospices Civils de Lyon (environ 1000 par jour) est reçue et numérisée dans un service spécialisé (le Centre de Services Partagés), centralisé sur le site de l’hôpital
Edouard Herriot. Grâce à un outil informatique dédié, ces factures sont numérisées, puis rapprochées des éléments de
leur application de gestion économique et comptable pour être validées et mandatées. L’ensemble des pièces justificatives du
paiement est alors automatiquement associé au mandat luimême dématérialisé.

DES ENJEUX ECONOMIQUES ET LOGISTIQUES.
La dématérialisation de la chaine de dépense supprime la production, le transport et l’archivage de plus de 4 tonnes de
papier par an et contribue ainsi fortement à la démarche de développement durable.
Le projet se traduit par des gains de productivité significatifs (suppression de tâches manuelles, automatisation du processus
de liquidation, centralisation et mutualisation d’équipes chargées du traitement des factures).
DES ENJEUX DE QUALITE COMPTABLE
Cette dématérialisation avec les processus de traitement associés permet un raccourcissement des délais, tout en sécurisant davantage cette opération puisque désormais aucune facture ne peut échapper à l’enregistrement. L’établissement bénéficie ainsi d’une traçabilité complète de la facture de l’arrivée jusqu’à son paiement.
La numérisation du process permet un renforcement du dispositif de contrôle interne appliqué à la chaîne de la dépense en cohérence avec l’objectif national de certification des comptes Au total cette démarche s’inscrit dans une logique de professionnalisation de la gestion de la
dépense fournisseur et d’automatisation des processus de traitement.
Cette concrétisation a été rendue possible grâce à 3 années de travail mené en commun par les Directions des Affaires Economiques et Logistiques, des Affaires Financières, des Systèmes d’Information des Hospices Civils de Lyon et les services du comptable. La démarche, pionnière en France, a nécessité non seulement une adaptation importante du système d’information mais aussi une remise à plat des procédures internes avec la redéfinition des responsabilités des gestionnaires. Elle fait figure d’exemple pour l’ensemble des CHU et des établissements publics de santé. A ce titre les HCL ont bénéficié de l’accompagnement direct du ministère de l’économie et des finances tout au long du projet.

Pour plus d’information :
Franck d’ATTOMA, Directeur des Affaires Financières : 04 72 40 74 01 -
Arnaud BERNADET, Directeur des Affaires Économiques et Logistiques : 04 72 11 72 00

 

 

 

 

 

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