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Offre : Emploi - AP-HP Assistance Publique - Hôpitaux de Paris recherche Secrétaire IFSI SAINT-ANTOINE - Paris

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AP-HP Assistance Publique - Hôpitaux de Paris

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M. Catherine Macri
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Adjoint des cadres hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2013-03-17
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé

Secrétaire IFSI SAINT-ANTOINE

 

Contrat(s)

Mutation

 

Descriptif

LIAISONS HIERARCHIQUES
Délégation à la Formation
Directeur de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers de Saint-Antoine
L’Adjoint au Directeur

LIAISONS FONCTIONNELLES
Au sein de la structure : Formateurs, Secrétaires, Agent de Service
Dans l’environnement de la structure : Secrétaires des autres I.F.S.I., secrétariats de la délégation à la formation et au Développement des Compétences, référents des lieux de stages, professionnels de l’hôpital Saint-Antoine, du G.H.U.ou des autres hôpitaux, intervenants extérieurs pour la formation, représentants des tutelles

PRESENTATION DE L'EQUIPE ET DE LA STRUCTURE
L’I.F.S.I. comportant :
- Des locaux pédagogiques adaptés aux exigences de la formation infirmière et aide-soignante.
- Son site d’implantation est un hôpital d’aigu et de court séjour Adultes.
- Les stages sont réalisés selon les disciplines, sur le site même, sur les hôpitaux des G.H.U. et les structures extrahospitalières, etc …
- 18 formateurs contribuent à l’atteinte des objectifs de formation.
- 3 Secrétaires, 1 intendante assurent l’organisation, la gestion des locaux et la maintenance des équipements et matériels.
- 1 documentaliste.

MISSIONS DU POSTE
Assurer les activités de secrétariat inhérentes au fonctionnement général de la structure et aux missions spécifiques de l’IFSI : formation initiale des étudiants en soins Infirmiers et des aides-soignants sur la base des orientations de la Délégation à la Formation et au Développement des compétences de l’A.P.-H.P.
Accueil physique et téléphonique
- Garantir la qualité de l’accueil, des étudiants, des intervenants, des futurs candidats, des usagers.
- Répondre aux demandes d’informations et à l’orientation de différents interlocuteurs.

Secrétariat
- Réalisation du courrier, compte rendu réunions et de documents divers, photocopies.

Secrétariat pédagogique
- Constitution et suivi des dossiers administratifs des étudiants.
- Participation à la constitution du dossier pédagogique des étudiants : saisie informatique des résultats, préparation des feuilles de stage, préparation des dossiers en vue du Diplôme d’Etat ou du DPAS.
- Préparation de tableaux et de courriers relatifs aux stages des étudiants.
- Frappe de comptes-rendus de réunions ou d’instances.
- Surveillance des épreuves de sélections écrites et orales des concours d’entrée.

Organisation et gestion
- Gestion des indemnités de stage des étudiants.
- Classement et archivage de documents, du courrier.
- Préparation et suivi des commandes, des livraisons, des factures.
- Gestion des frais d’inscription.
- Gestion des indemnités des formateurs.
- Suivi des comptes budgétaires.

Implication dans le fonctionnement de l’IFSI
- Implication dans une démarche qualité en concertation avec les différents acteurs et en cohérence avec le projet de l’IFSI.
- Le secrétariat de direction est assuré à 30% du temps par une secrétaire

Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive)
- Dépôt de documents au siège, à la DRASS, la DASS.
- Implication dans la continuité du secrétariat d’où une polyvalence nécessaire en particulier en cas d’absence d’un(e) collègue.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- BEP, Baccalauréat, BTS secrétariat ou expérience professionnelle confirmée.

Les connaissances requises :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels : Word, Excel.
- Connaissance des logiciels spécifiques à la formation : HR Accès, Campus et ECP ou forte motivation pour les maîtriser au moyen d’une formation ou d’un compagnonnage.
- Utilisation Internet et intranet.
- Connaissance de l’institution hospitalière

Les qualités professionnelles requises :
- Motivations fortes pour le poste et le travail en équipe.
- Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel.
- Sens de l’organisation et de l’anticipation, adaptabilité, ouverture.
- Sens de la communication et aptitudes relationnelles.
- Tenue correcte.
- Capacité de rédaction, d’analyse et de synthèse.
- Capacité à rendre compte, à évoluer.
- Sens des responsabilités.
- Dynamisme, esprit d’initiative.

 

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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