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Offre : Emploi - AP-HP Groupe Hospitalier Universitaire Paris Ile-de-France Ouest - site RAYMOND POINCARE - recherche SECRETAIRE DE DIRECTION - Garches - Hauts-de-Seine

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Mme. Vanessa Gancel
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Hauts-de-Seine (92)

PUBLIÉE LE
2014-10-06
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION
 
Contrat(s) :
CDD;Détachement;Mutation
      Descriptif :

PRESENTATION DU SERVICE ET DE L’EQUIPE :

Le Secrétariat de Direction est composé de deux agents placés sous l’autorité du Directeur du site. Il assure le secrétariat partagé du :
- Directeur du site
- Responsable des Affaires générales, Communication, Relations usagers
- Directeur des Services Economiques et Logistiques
- Direction des Soins
- Directeur des Equipements

ACTIVITE:

Mission générale

Assurer le secrétariat des Directions suivantes :

- Direction des services économiques et logistiques,
- Direction des équipements et de l’ingénierie bio-médicale
- Direction des Soins
- Affaires générales, Communication, Usagers

En l’absence de l’autre secrétaire de direction, assurer la continuité du secrétariat de direction du site

Missions permanentes

Au titre du secrétariat des directions sus-nommées

 Accueil téléphonique et physique
 Gestion des agendas sur outlook
 Réception, gestion du courrier (tri – photocopies – diffusion)
 Organisation des réunions et des rendez-vous
 Dactylographie (courriers, notes, bordereaux d’envoi)
 Gestion des salles de réunion
 Réception, gestion du courrier (Tenue du chrono - arrivée/départs + archivage – tri - photocopies - frappe - diffusion - mise en forme)
 Organisation des réunions, gestion des salles de réunion, réservation des matériels vidéo et informatiques (PC portable, vidéo-projecteur) et préparation des salles dont visioconférence
 Gestion de la réservation des véhicules de direction
 Présentations sous powerpoint
 Suivi des demandes de presse (tournages, reportages et/ou interviews) et classement
 Soutien logistique et graphique dans l’organisation et la communication (diffusion) d’événements (fêtes, visites, tournages…)
 Recueil des données et mises à jour des documents d’information (Annuaires, livret d’accueil, site intranet)
 Prise de notes et rédaction de compte-rendus de réunions

Au titre du secrétariat de Direction du site
 Suivi des conventions associations et des conventions inter-établissements
 Réception et suivi des demandes de cartes de visites du personnel médical et non médical

Missions ponctuelles
Au titre du secrétariat de Direction du site
 Diffusion des listes de garde

Au titre du secrétariat des Affaires Générales, Communication, Relations usagers
 Assurer le suivi des demandes de dossiers médicaux (DM) et le secrétariat des réclamations en remplacement de la chargée des DM et des réclamations

HORAIRES DE TRAVAIL :
Alternativement une semaine sur deux :
- 8h45 – 16h36 avec pause méridienne de 45 mn
- 9h55 – 17h46 avec une pause méridienne de 45 mn

COMPETENCES ET QUALITES ATTENDUES :
Très bonnes connaissances de Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook
Sens de l’organisation et de la méthode
Très bon sens relationnel
Discrétion
Très grande polyvalence

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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