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Offre : Emploi - AP-HP HEGP recherche Gestionnaire administratif - Paris - Paris

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AP-HP HEGP

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Mme. Agnes Debergh
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Directeur | Responsable administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2013-09-04
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Gestionnaire administratif, spécificité : assistant de formation
 
Contrat(s) :
Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques :
La Directrice du pôle Ressources Humaines
La responsable de formation du GH 
L’adjointe à la responsable de formation du GH

Liaisons fonctionnelles :
Au sein du groupe hospitalier :
Les cadres et gestionnaires de la direction du personnel non médical
Agents et cadres de tous les pôles et services du groupe hospitalier 


Au Siège :
CFDC service de la politique de la formation continue
Bureau des concours APHP

Les centres de formation continue APHP


Des interlocuteurs extérieurs
Les prestataires de formation continue
ANFH

Présentation de la structure et de 'équipe : 
Le groupe hospitalier est composé de 3 sites :
- l’hôpital Corentin Celton, situé à Issy les Moulineaux
- l’hôpital européen Georges Pompidou, situé dans le 15° arr de Paris
- l’hôpital Vaugirard Gabriel Pallez, situé dans le 15° arr de paris


Le GH est composé de 7 pôles médico-universitaires : 
• Pôle Psychiatrie-Addictions 
• Pôle Cancérologie-Spécialités 
• Pôle Cardiovasculaire, Rénal et Métabolique 
• Pôle Aval, Gériatrie, Réanimation, Urgences, Médecine
• Pôle Anesthésie-Réanimation, rééducation, Traumatologie 
• Pôle Biologie, Pathologie, PUI, Hygiène 
• Pôle Imagerie, Informatique, Explorations, Recherche 

L’équipe de direction unique est structurée en 9 pôles administratifs 


Le pôle Ressources Humaines est basé essentiellement sur le site de l’Hôpital Européen Georges Pompidou.


Présentation de la cellule formation :
- une responsable de formation
- une adjointe 
- 2 assistantes de formation site HEGP
- 2 assistantes de formation site Corentin Celton et Vaugirard (permanence 1 fois par semaine à Vaugirard) basées à Corentin celton
- 1 gestionnaire des stages 


Horaires de travail :
du lundi au vendredi –35h hebdomadaires, 7h36/jour amplitude horaire de 8h30 à 17h afin 
d’assurer la permanence d’une assistante de formation à l’ouverture et à la fermeture du 
service sur les sites
Repos hebdomadaires : samedi et dimanche
Ouverture du service au personnel de nuit (7h) le mercredi, la présence est assurée par les 
assistantes situées à l’HEGP
La planification des congés doit permettre la continuité des missions sur 12 mois


ACTIVITES :
MISSIONS GENERALES
L’assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des différentes activités de formation. Il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.

MISSIONS PERMANENTES

La gestion administrative des actions de formation
Utiliser le logiciel HR dans toutes ses fonctionnalités :
- Créer les stages, les sessions de formation les rattacher au plan de formation
- Gérer les inscriptions, les convocations, les présences, les attestations, clôturer les sessions, paiement des formateurs, compteur DIF
- Participer au suivi de l’activité de formation, exploiter des données sur les tableaux bord (BI, HR) les diffuser aux pôles, en extraire des statistiques qui participeront à l’élaboration de bilans et rapports d’activité.

Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
Vérifier la concordance avec le site intranet formation. consulter le catalogue de formation
Rentrer les stages dans l’intranet local et gérer les inscriptions en ligne
Gérer et suivre les formations collectives et individuelles payantes. 
Gérer les ordres et frais de missions selon la réglementation
Utiliser le logiciel SAP concernant les différentes étapes de l’achat de formation (demande d’achat, facture, liquidation)
Renseigner et actualiser les tableaux de suivi budgétaires

Accueil, information et conseil aux agents
Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies. 
Effectuer l’accueil physique et téléphonique. 
Renseigner et orienter les agents en fonction des demandes (préparations concours, concours, stages, dispositifs spécifiques ANFH).
Participer à la gestion de l’agenda du responsable de formation (RDV individuels).
Diffuser, repérer les publics concernés, afficher les notes d’information et avis de concours.
Gérer les dossiers de concours
Traiter le courrier.
Rédiger des courriers et des mails.
Classer et archiver les dossiers dans le respect de la réglementation, mettre à jour la documentation.


Logistique et bon fonctionnement des stages
Réserver les salles pour les actions de formation, gérer le planning des salles appartenant au service de formation.
Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.
Superviser l’installation et l’état des salles accueillant des formations.
Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel.
Suivre les sessions de formation, effectuer des relances si nécessaire ;
Accueillir et renseigner les intervenants et stagiaires, installer le matériel.
Photocopier les supports pédagogiques.
Faire remplir, récupérer, saisir les questionnaires de satisfaction et la liste d’émargements.
Orienter les stagiaires des écoles. 

Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail.

Savoir faire requis :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, internet)

Connaissances associées :
Fonction demandant des adaptations permanentes et rapides (organisation de la formation à l’APHP, droit de la formation de base, statut des personnels)



QUALITES REQUISES :
Les connaissances particulières
Une expérience dans le domaine de la formation serait appréciée
Les qualités professionnelles
Capacités à s’organiser et à gérer son temps
Capacités d’analyse 
Aptitudes d’adaptation et d’initiative essentielles
Méthode et rigueur,
Dynamisme, curiosité intellectuelle, adaptation au changement
Capacités relationnelles, sens de l’accueil, diplomatie
Discrétion et respect de la confidentialité
Sens du travail en équipe-Polyvalence


Spécificité du poste :
Le recrutement se fait sur le groupe hospitalier, positionnement géographique sur HEGP ou Corentin Celton avec permanence à Vaugirard.

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 

 


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