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Offre : Emploi - AP-HP HEGP recherche RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIFS - Paris

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M. Anne Hegoburu
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Attaché d'administration hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2013-03-20
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé

RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIFS

 

Contrat(s)

CDD;Mutation

 

Descriptif

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
• Directrice du Pôle Finances Efficience et Recherche des Hôpitaux Universitaires Paris Ouest
Liaisons fonctionnelles :
Etablissement :
• Le médecin coordonnateur de l'URC et responsable de l'Unité d'Epidémiologie Clinique ainsi que son adjoint sont des partenaires permanents du responsable administratif
• URC : les Coordonnateurs d'Etudes Cliniques, les Data managers, les biostatisticiens
• Les personnels de recherche, dont la gestion administrative est assurée par le responsable : les Attachés de Recherche Clinique (structure, cancérologie et projets), les Techniciens d'Etudes Cliniques, les Techniciens de laboratoire...
• Les autres intervenants de la recherche : le cadre de santé du CIC, les responsables du CRB et les pharmaciens chargés de la gestion des essais thérapeutiques
• Les autres directions fonctionnelles : les exécutifs de pôles, et notamment les cadres administratifs, la Direction des Ressources Humaines, le bureau des affaires médicales, la régie de l'hôpital, le contrôle de gestion du pôle Finances, Efficience et Recherche
• Les médecins investigateurs
AP-HP :
• Le Département de la Recherche Clinique et du Développement
• Les DRCI d’Ile de France
• La Direction Economique et Financière - Service de la Recette
• La Direction Spécialisée des Finances Publiques (ex-Trésorerie Générale)
• Le Contrôleur Financier
• La Direction de la Politique Médicale
• Les correspondants recherche des autres groupes hospitaliers
Extérieur :
• Les organismes promoteurs de recherche : industrie pharmaceutique, entreprises privées du secteur de la santé, autres établissements de santé
• Les promoteurs académiques : fédérations, associations...
• Les institutions vouées à la recherche proposant des appels d'offre : INSERM, CNRS, ANR, CEA, INCA, Cancéropôle...
Présentation de la structure et de l'équipe :
• 1 directeur-adjoint chargé du Pôle Finances, Efficience et Recherche
• 1 secrétaire du Pôle Finances, Efficience et Recherche
• 2 adjoints administratifs chargés de la gestion administrative et financière de la recherche
Horaires de travail : à déterminer entre 8H30 et 18H – forfait cadre
Détails : repos samedi et dimanche
ACTIVITES
Activités du métier / de la spécificité + le cas échéant, activités liées à un autre métier
Missions permanentes :
Aspects généraux :
Le responsable :
1. Anime la cellule administrative et financière de la recherche (deux gestionnaires), guichet unique devant être capable de répondre aux attentes des investigateurs quel que soit le cadre de leur projet de recherche (public ou privé) :
• aide dans la constitution des dossiers administratifs et financiers des projets de recherche
• maîtrise des mécanismes financiers liés à la recherche
• maîtrise de l'impact des projets de recherche sur le budget de l'hôpital
• suivi financier précis et détaillé, en temps réel, des projets de recherche tant dans le domaine des recettes que des dépenses
• suivi financier des enveloppes MERRI et MIGAC en lien avec les thématiques de recherche
2. Elabore les procédures et les modes opératoires relatifs à la production et à l'analyse de tableaux de bord et d'outils de pilotage
3. Coordonne les aspects administratifs et financiers des projets de recherche conduits par les investigateurs d'HEGP et participe à améliorer la visibilité et la valorisation de la recherche clinique sur l'hôpital
4. Assure également les missions suivantes :
• participation avec les cadres administratifs au suivi des objectifs Recherche dans le cadre des contrats de pôle
• information à la demande de tous les personnels impliqués dans la recherche de recherche clinique, fonds subventionnels...
• réalisation annuelle d'un bilan statistique de l'activité de recherche permettant à la direction de l'hôpital de relier l'activité de recherche et le niveau du financement MERRI (SIGAPS)
Aspects spécifiques :
Le responsable assure la production et le suivi de la partie administrative des bases de données des protocoles de l'URC, en fonction de l'origine du financement :
Protocoles institutionnels :
• concerne tous les appels d'offre émanant de l'AP-HP (CIRC et promotion AP-HP), des ministères (STIC, PHRC...) et des autres organismes de recherche (INSERM, INCA...)
• le responsable participe à l'élaboration des budgets de ces appels d'offre en étroite collaboration avec les personnels de l'URC impliqués
• le responsable assure le suivi des budgets obtenus
Protocoles non-institutionnels :
• dans le cadre du guichet unique des essais à promotion industrielle de l'AP-HP, établissement des surcoûts hospitaliers en collaboration avec les investigateurs, les pôles médico-techniques et les pharmaciens, selon une procédure spécifique à HEGP, et le DRCD (guichet industriel)
• dans le cadre des essais académiques gérés directement, en collaboration avec le guichet académique du DRCD :
 Etablissement des surcoûts hospitaliers selon la même procédure
 Préparation et réalisation des conventions financières en liaison avec le promoteur
 Facturation au promoteur de surcoûts hospitaliers
Subventions de recherche :
• préparation et suivi des conventions relatives aux subventions gérées en recettes affectées et dépenses gagées (RAF)
Valorisation :
• correspondant de valorisation (réseau COVALO) de l'AP-HP en relation avec la Mission de valorisation de la recherche et des brevets de la DIRC Ile de France (OTTPI du DRCD)
• sensibilisation des cliniciens et des personnels non médicaux aux problématiques de valorisation et accompagnement de tout porteur de projet innovant
Missions spécifiques :
• Gestion d'un économat Recherche :
 un seul point d'entrée pour toutes les commandes de fonctionnement sur la recherche quel que soit l'origine des financements (DRCD ou fonds subventionnels). Un gestionnaire assure les suivis comptables.
• Gestion des achats d'équipement :
 un seul point d'entrée pour toutes les commandes d'équipement sur la recherche quel que soit l'origine des financements (DRCD ou fonds subventionnels) pour validation avant transmission à la Direction des investissements
• Gestion des recrutements des personnels de recherche :
 un seul point d'entrée pour la gestion des recrutements avant transmission des dossiers complets à la DRH ou au bureau des affaires médicales

Risques professionnels liés à l'activité :

Mesures de prévention prises face à ces risques :

COMPETENCES
Savoir faire requis
• Animer, mobiliser et entraîner les équipes
• Utiliser les différentes techniques et procédures administratives (statut du personnel, achats/approvisionnements, budget...)
• Fixer des objectifs, et évaluer les résultats
• Décider des priorités d'activité au quotidien au regard de différentes alternatives
• Communiquer oralement et/ou par écrit auprès de son équipe
• Valoriser les compétences et le potentiel des collaborateurs
• Élaborer un projet d'accueil et de formation des nouveaux personnels
• Organiser et répartir le travail des équipes
• Traiter et résoudre les situations conflictuelles
• Utiliser les outils bureautiques
Connaissances associées
Techniques de gestion administrative Droit de la fonction publique Droit des marchés publics Gestion des ressources humaines Gestion budgétaire Bureautique Conduite de projet Techniques générales de management
3 3 3 3 3 3 3 3
1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies
QUALITES REQUISES
• Coordination éventuelle de plusieurs services ou entités administratives (personnel, finances, secrétariat, achats et logistique...)
• Capacité à travailler avec deux responsables (responsable médical de l'URC et Directeur des Finances, de l’Efficience et de la Recherche)
Qualités professionnelles :
• Sens de l'organisation
• Pédagogie et goût du dialogue
• Esprit d'initiative
• Aptitude au management
• Disponibilité
PREREQUIS

EXPERIENCE CONSEILLEE
• Expérience de conduite de projet et d'animation d'équipe
• Expérience dans des domaines divers de la gestion (comptabilité, paie, marchés publics...)

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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