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Offre : Emploi - AP-HP Hôpital Bicêtre recherche Cadre Administratif de Pôle Immunologie - Infectieux - Inflammation - Endocrinologie - Le Kremlin-Bicêtre - Val-de-Marne

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M. Florence Favrel-feuillade
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Directeur | Responsable administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Val-de-Marne (94)

PUBLIÉE LE
2013-07-23
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Cadre Administratif de Pôle Immunologie - Infectieux - Inflammation - Endocrinologie
 
Contrat(s) :
CDI;Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

FICHE DE POSTE

ETABLISSEMENT : HÔPITAUX UNIVERSITAIRES PARIS SUD
Pôle Immunologie - Infectieux - Inflammation - Endocrinologie
Direction Générale
Localisation : Bureau a P Brousse et déplacement sur les 3 sites
Antoine Béclère - Kremlin Bicêtre – Paul Brousse

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : Cadre Administratif de Pôle Date de création de la fiche de poste : 
Spécificité : Date d’actualisation de la fiche de poste 23 07 2013
Code : 
Grade : AAH Catégorie :  Administratif • Soignant 
• Ouvrier & technique • Médico-technique 
Position dans la structure : 

Le Cadre administratif de pôle est membre de l’exécutif du pôle aux côtés du cadre paramédical de pôle sous la responsabilité fonctionnelle du chef de pôle et du directeur délégué de pôle. 

• Liaisons hiérarchiques:

Le Cadre administratif de pôle est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du Groupe hospitalier et par délégation, sous la responsabilité du directeur des finances et de la recherche du GH au sein de la cellule d’appui à la gestion des pôles.

• Liaisons fonctionnelles : 
Il travaille en lien fonctionnel avec le directeur délégué de pôle et le chef de pôle, 
1/ Au sein du pôle :
Il travaille en étroite collaboration avec l’encadrement médical et paramédical du pôle
Il assure l’encadrement des secrétariats médicaux et personnels dont les fonctions sont administratives

2/ Au sein de la cellule d’appui à la gestion des pôles, il travaille en lien avec :
- le directeur des finances et du contrôle de gestion 
- les responsables budget - contrôle de gestion 
- le DIM
- les autres cadres administratifs de pôles
- les directions fonctionnelles du groupe hospitalier dans le cadre des fonctions fixées par la fiche de poste et le cas échéant sur des projets transversaux 


Présentation de la structure

Le groupe hospitalier BICETRE- P BROUSSE-A BECLERE est un ensemble de 3 établissements situés sur deux territoires de santé de 2 043 lits et 189 places de jours répartis en 10 pôles. Il regroupe 7000 professionnels et son budget d’exploitation est de 675 M€.

L’Hôpital Bicêtre constitue l’une des plus importantes structures hospitalières du Val de Marne. Il dispose de 906 lits et 110 places de jour.
L’Hôpital Paul Brousse situé à Villejuif est un hôpital de court séjour, de soins de suite et de long séjour. Il dispose de 733 lits et 53 places de jour (187 Aigues, 230 SSR, 249 long séjours, 67 en psychiatrie).
L’hôpital Béclère est un hôpital MCO situé à Clamart dans le sud des Hauts-de-Seine. Il dispose de 404 lits et 26 places de jour.
Le projet de groupe hospitalier comporte de nombreuses perspectives de renforcement des pôles lourds ainsi qu’une recomposition de l’offre de soins pour améliorer la réponse aux besoins de santé et le dynamisme de la recherche et de l’enseignement. Une réorganisation des fonctions supports et médico-techniques vise également à la recherche d’une plus grande efficience.

Le pole I3E compte 218 lits d’hospitalisation complète et 39 places d’HDJ répartis comme suit : 

PÔLE 104 Nbre de lits installés Nbre de places
Immunologie - Infectieux - Inflammation - Endocrinologie - Pr. DELFRAISSY
BCT Pr. MARIETTE Rhumatologie adulte 26 5
Pr. DELFRAISSY Médecine Interne 59 9
USR 17
Pr. VITTECOQ Maladies infectieuses 26
Pr. CHANSON Endocrinologie adulte 20 7
Pr. BOUGNERES Endocrinologie diabétologie pédiatrique 12 10
Pr. RICHARD Réanimation médicale 15
ABC Pr. BOUE Immuno. Clinique 10 3
Médecine Interne 12 5
MAP 21
Service de Méd. Interne et Immuno. Clinique 43 8
TOTAL Pôle 104** 218 39



MISSIONS GENERALES
Missions générales :

Le Cadre administratif de pôle participe à l’élaboration, la mise en œuvre et au suivi du contrat de pôle. Il assure le suivi de la délégation de gestion du pôle.

A ce titre, conjointement avec le cadre paramédical de pôle et sous l’autorité fonctionnelle du directeur délégué de pôle. 
• il conseille et assiste l’exécutif du pôle
• il contrôle la bonne exécution du contrat du pôle (cible en dépense et recette ; objectifs qualité)
• il assure le reporting du contrat de pôle

Il participe à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets transversaux au sein du GH : 
notamment :
- organisation et suivi des consultations médicales (activité/codage/facturation), 
- optimisation du codage, organisation des secrétariats médicaux 
- organisation et suivi des indicateurs de fluidité des séjours extrêmement longs, 
- développement des admissions programmées 
- contrôle des demandes d’examens externalisés 
- optimisation de la programmation des examens dans le cadre des hdj 
- encadrement des archivistes du pôle 

Missions permanentes :
Le cadre administratif de pôle contribue au pilotage médico-économique du pôle. 
- Il analyse mensuellement les tableaux de bord transmis par les Directions fonctionnelles (dépenses, recettes des Titres 1-2-3, activités, données RH…) recherche la cause des écarts aux objectifs chiffrés, en assure le reporting au pôle et met en œuvre le cas échéant les mesures correctives décidées par l’exécutif du pôle.
- Il participe à la définition, la mise en place et au suivi des mesures d’efficience.
- Il propose toute action de réorganisation efficiente au sein du pôle aux membres de l’exécutif du pôle
- Il participe à la définition des objectifs, à la gestion des ouvertures ou fermetures des lits et leur impact sur le dimensionnement des ressources médicales et paramédicales, dans le cadre d’une mutualisation des ressources et du bed management au sein du pôle. Le CAP en étroite coordination avec le CPP reste vigilant au redéploiement de moyens en cas de fermeture des lits.
- Il organise et participe au bureau de pôle, 
- Il contribue à la qualité des données de comptabilité analytique en participant à la vérification des bonnes imputations des dépenses et des effectifs médicaux et paramédicaux sur les bonnes UG en lien avec la DAF, la DRH et la DPM
- Il assure la gestion et le suivi des enveloppes déléguées dans le cadre du contrat du pôle (exploitation et investissement)
- Il participe à l’optimisation du codage des prestations réalisées au sein du pôle en lien avec le DIM (hospitalisation, actes réalisés à l’extérieur pour patient hospitalisé…)
- Il suit le TPER médical et non médical, et des indicateurs RH par pôle et par unité de gestion en lien avec la DRH et la DPM.

Il travaille en lien avec le CPP et le chef de pôle à l’optimisation des circuits patients en consultation et en hospitalisation pour renforcer l’attractivité des services du pôle, l’efficacité et la qualité de l’accueil téléphonique et physique, le recueil de l’activité et s’assure en lien avec le service des traitement externes de la mise en facturation des prestations réalisées au bénéfices des patients ou organismes externes. 

Il est responsable de l’encadrement et de l’organisation des secrétariats médicaux et du circuit du dossier patient au sein du pôle et en lien avec le service central des archives et la direction des affaires générales usagers du Groupe Hospitalier.

Il participe à la gestion des ressources humaines. A ce titre, le CAP est garant avec le CPP du respect des règles statutaires et notamment relatives au temps de travail.

Missions ponctuelles (liste non exhaustive)
• Il participe à la demande de la DPM du GH au recueil des données dans le cadre des dossiers d’autorisation d’activité
• Il participe à la réorganisation des Polycliniques et des bureaux de rendez-vous rattachés au pôle 
• Il participe à l’optimisation plages consultation/ explorations fonctionnelles du pôle
• Il participe au contrôle des demandes d’examens externalisés 

Risques professionnels liés aux activités : 
• Travail sur écran 

Horaires de travail : Cadre au forfait
Contraintes et avantages liés au poste
Mobilité exigée sur les trois sites du groupe hospitalier

COMPETENCES REQUISES
Formation et ou qualification
• Formation en contrôle de gestion 
• Formation à la conduite du projet 

Connaissances particulières
• Environnement et réglementation hospitaliers
• Gestion budgétaire et financière des établissements de santé
• Aisance sur les outils informatique (excel ; word ; SAP, OPALE)

Expérience professionnelle requise
• Expérience(s) professionnelle(s) en établissement public de santé
Qualités professionnelles requises
• Management et conduite de projet
• Aptitude au dialogue et à la négociation
• Rigueur et méthode 
• Discrétion professionnelle
EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
Evolution en fonction de la définition et du périmètre du/des pôle(s)

 

 

 

 

 

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