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Offre : Emploi - AP-HP Hôpital Bicêtre recherche SECRETAIRE MEDICALE en SERVICE DE CONSULTATION - Le Kremlin-Bicêtre - Val-de-Marne

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Mme. Marie-jeanne Grassart
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Val-de-Marne (94)

PUBLIÉE LE
2013-10-20
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE MEDICALE en SERVICE DE CONSULTATION
 
Contrat(s) :
CDD;CDI;Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

Fiche de poste en OPH

BICETRE
78, RUE DU GENERAL LECLERC - 94270 LE KREMLIN BICETRE
Métro : Station Le Kremlin-Bicêtre (ligne7) (direction Villejuif)
Bus : n° 47 - 131 - 323 (arrêt hôpital) - n° 125 (arrêt Convention-Jaurès) - n° 186 (arrêt Parrot-Benserade)
Voiture : Fléchage à partir de la Porte d'Italie
SECRETAIRE MEDICALE en SERVICE DE CONSULTATION 
Date de parution : Janvier 2009
IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : SECRETAIRE MEDICALE
Appellation locale : Secrétaire médicale
Grade : Secrétaire médicale Catégorie : PA
Position dans la structure : Service de chirurgie OPH
Service inclus dans le POLE NEUROSCIENCES TETE ET COU dit « NTC »
Liaison hiérarchique : La Direction des Ressources Humaines – Le cadre administratif du pôle : Madame MJ.GRASSART
Liaisons fonctionnelles : 
Dans le service : Le professeur marc LABETOULLE, Chef de Service - les 2 Cadres Supérieurs de Santé du pôle : le Cadre paramédical du pôle, Madame MOUZAT et le 2 Cadres infirmiers des secteurs de consultation et hospitalisation, Madame LAVIOLETTE et Madame FLEURY- - Les collaborateurs médicaux permanents - le secrétariat du cadre administratif du pôle - Les équipes paramédicales des secteurs d’hospitalisation et de consultation (IDE, AS, AH) - l’équipe d’anesthésie attachée au plot de chirurgie - les rééducateurs (orthoptiste) - l’assistante sociale - le personnel de ménage de la Société privée « Hôpital Service » .
A l’extérieur du service : Les blocs opératoires (le bloc central et le bloc en ambulatoire), Le DAR (département d’anesthésie et de réanimation), le plateau médico-technique (PMT), les autres services hospitaliers cliniques et de rééducation, les services administratifs (Admissions, Régie..), les services logistiques (archives, les magasins..), le service informatique (DSI)
A l’extérieur de l’hôpital : les médecins de ville, les patients et/ou leur famille, 
Présentation du pôle, de la structure et de l'équipe ORL: 
Le pôle neurosciences tête et cou est composé des services d’ORL-OPH, de NEUROCHIRURGIE, de NEUROLOGIE, de PSYCHIATRIE et de NEURORADIOLOGIE
Le pôle gère 150 lits de plus de 24 h00, 25 postes d’hôpital de jour. 42,86 agents médicaux temps plein et 128,74 agents paramédicaux hors rééducateurs travaillent dans des services définis du pôle + 4 IDE composent l’équipe du pool du Pôle. 
Le budget 2007 du pôle est de 2.627.906 euros
Le trinôme du pôle se compose de : Monsieur Patrick HARDY, Praticien responsable du pôle et Chef de service de psychiatrie, Madame laurence MOUZAT, Cadre Paramédical du pôle, Madame Marie-Jeanne GRASSART, Cadre Administratif du pôle.
2 CSS ont des missions transversales dans le pôle en plus de la gestion de leur secteur : Madame Christine BRANCHEREAU, CSS EN ORL-OPH-STO. est chargée de la « Gestion des ressources humaines » et Madame Laurence MOUZAT, CSS en neurologie, de la « Gestion des risques et de la qualité »
Présentation du plot de chirurgie ORL-OPH-ONDOTOLOGIE
Sur 2 sites géographiques 
- Dans le Bâtiment Pierre LASJAUNIAS, 2e étage : 
.
- Dans le Bâtiment Pierre Testas, niveau 2 : 
Environ …. CS OPH
Les archives médicales sont en sous sol
Les pathologies traitées :
Activité opératoire généraliste et centrée sur la chirurgie sur l’oeil ; chirurgie de la cataracte ; chirurgie de la rétine ………
L’équipe médicale : Le Chef de Service, 1 PH, 2 CCA, 2 praticiens chirurgiens Attachés, 6 praticiens Attachés, 3 internes. 
Les équipes paramédicales : 
- secteur hospitalisation : 2 CS ; 14 IDE ; 11 AS dont 1 secrétaire hospitalière ; 1 secrétaire médicale ; 1 assistante sociale
-secteur de la consultation : 1 CS ; 5 IDE dont 1 IDE aux explorations fonctionnelles ; 3 AS ; 1 secrétaires médicales ;3 orthoptistes
Les archives médicales en sous sol du bâtiment.

Horaires de travail : Sur la base de 07h36 de jour
.
Repos : Samedi, dimanche et jours fériés 
Les RTT sont planifiées au regard de la législation du travail.
Les CA : A prendre en fonction de la présence médicale et des fermetures de la consultation.

Détails : L’équipe se compose de 2 secrétaires médicales.
Le rattachement de chaque secrétaire à un groupe de médecins est défini d’après un organigramme établi par le Chef de Service
Mais la polyvalence des tâches entre les 2 secrétaires demeure obligatoire pour assurer la continuité du secrétariat notamment sur les périodes de congés.
ACTIVITES
Missions générales 

- Assurer le secrétariat de plusieurs chirurgiens et/ou médecins OPH
- Assurer le secrétariat pour les patients hospitalisés et les consultants

Missions permanentes

- Accueillir physiquement 
- Accueil téléphonique
- Assurer la frappe et l’envoi du courrier des médecins désignés (par le vaguemestre, par fax, par émail, par coursier…)
- Assurer la frappe et l’envoi des CRO et CRH
- Enregistrer, trier, diffuser et archiver le courrier et les différents documents
- Prendre les divers RV selon une liste de médecins définis 
- Préparer et assurer le suivi du Staff de chirurgie hebdomadaire
- Faire les pré-admissions de l’UCA et du secteur de l’hospitalisation de plus de 24h
- Classer, suivre et archiver les dossiers médicaux et divers documents (examens de laboratoire, de radiologie…)
- Saisir l’activité opératoire sur IPOP
- Diffuser par émail à l’ensemble des partenaires le programme opératoire
- Assurer le relais avec les différents interlocuteurs intérieurs et extérieurs
- Participer à la gestion des commandes de fournitures de bureau (consommables)
- Participer à la maintenance du matériel de bureautique
- Gérer les RV des visiteurs médicaux

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive)

- Assurer la continuité des missions de secrétariat lors de l’absence des collègues (pour le poste du secrétariat du Chef de Service, voir la fiche de poste correspondante)
- Photocopier les dossiers médicaux selon les demandes
- Saisir les codages PMSI (codage des séjours) 

». Le transfert à la DPM ne pourra intervenir qu’après la validation du Chef de Service.
- Participer au D.U dans le cadre d’un partenariat avec la faculté de médecine
- Participer à la préparation de congrès, de cours, diverses publications…autres que le DU
- Elaborer des statistiques sur EXCEL
- Organiser des réunions et en assurer le compte rendu
- Faire des courses en l’absence du coursier ou d’autres agents disponibles dans le service
- Participer à des réunions de service 
- Participer à des actions de formation (cours) au sein du service, du pôle ou à l’extérieur
- Accueillir et encadrer des stagiaires secrétaires
Risques professionnels liés à l'activité
- Fatigue visuelle 

Mesures de prévention prises face à ces risques 
- Formation à la gestion du stress
COMPETENCES
Savoir faire requis
- Utiliser avec dextérité tous les outils bureautiques (rapidité de frappe)
- Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Prendre des notes rapidement 
- S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Évaluer l’état de santé et le degré d’autonomie de la personne pour pouvoir mieux l’accueillir ou la renseigner
- Identifier les situations d’urgence (Hiérarchiser les activités de secrétariat) ou de crise et y faire face par des actions adaptées 
- Créer une relation de confiance avec le patient et son entourage 
- Planifier et organiser son temps dans le cadre du travail d’équipe 

Connaissances associées
Bureautique Vocabulaire médical Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Droit des patients Techniques d’accueil téléphonique Techniques de communication Droit hospitalier Internet / Intranet 
3 2 2 2 2 2 1 3
1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies 

Le niveau des connaissances pourra être revu lors de l’entretien d’évaluation annuelle et en fonction de l’ancienneté dans le métier et/ou dans le service
QUALITES REQUISES
- Ordre et rigueur
- Capacité d’adaptation (entre le secteur de l’hospitalisation et celui de la consultation)
- Sens élevé de l’accueil 
- Capacité à gérer les priorités 
Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire où chaque intervenant tient une place spécifique auprès des patients (connaissance du rôle de chacun)
- Esprit d’équipe (entraide, diplomatie, neutralité..)
- Esprit d’initiative et dynamisme 
- Compétence au tutorat (capacité éducative) auprès des agents nouvellement recrutés. 
- Tenue correcte (comportementale et vestimentaire) 
- Capacité à se remettre en question et à évoluer
- Respect du secret professionnel
PREREQUIS
Etre titulaire d’un bac SMS ou F8 ou concours de secrétaire médicale AP/HP
EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience hospitalière et dans un service de chirurgie souhaitées
- Connaissance de l’outil informatique indispensable (nombreux logiciels + Internet)
- Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical
EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
- Pour tous les agents : actualisation régulière des connaissances par la dispensation en interne de cours et le suivi de formations en extérieur en lien avec les spécialités du service de chirurgie.
- Parcours professionnel au sein du pôle « NTC »
- Accès au plan de formation de l’AP/HP

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 


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