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Offre : Emploi - AP-HP Hôpital Bicêtre recherche SECRETAIRE MEDICALE - Secteur Hospitalisation compléte et SSR - Le Kremlin-Bicêtre - Val-de-Marne

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Mme. Marie-jeanne Grassart
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Val-de-Marne (94)

PUBLIÉE LE
2013-06-26
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE MEDICALE - Secteur Hospitalisation compléte et SSR
 
Contrat(s) :
Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

SECRETAIRE MEDICALE – Secteur Hospitalisation compléte et SSR

Position dans la structure : SERVICE DE NEUROLOGIE ADULTE
Service inclus dans le POLE NEUROSCIENCES TETE ET COU dit « NTC »


Liaison hiérarchique :
- La Direction des Ressources Humaines 
- Le cadre administratif du pôle : Madame MJ.GRASSART

Liaisons fonctionnelles : 
- Chef de Service
- Equipe Médicale
- Cadres de Santé
- Secrétaires Médicales


Présentation du pôle, de la structure et de l'équipe du Service de Neurologie du Pr David ADAMS : 
Le POLE NEUROSCIENCES TETE ET COU est composé :

Sur BICETRE : Services d’ORL-OPH, de NEUROCHIRURGIE, de NEUROLOGIE, de PSYCHIATRIE, de la NEURORADIOLOGIE, de la NEUROPEDIATRIE, de l’unité de NEUROPHYSIOLOGIE, de l’ELSA, de la REEDUCATION NEUROPEDIATRIQUE

Sur Paul ROUSSE : Département de PSYCHIATRIE ADDICTOLOGIE

Sur Antoine BECLERE : l’ELSA 

Présentation du service :
Chef de Service, PU PH Adjoint, 5 PH, 2 CCA, 5 P.Attachés, 4/6 Internes,2 Cadres de santé, 5 secrétaires Médicales, 27 IDE, 31 AS dont 1 secrétaire hospitalière, 1 intendant, 2 Assistants Sociaux, 1secrétaire sociale, 1 Archiviste, 1 neuropsychologue, 1 psychologue, 2 orthophonistes, Kinésithérapeutes…
3 Unités d’hospitalisation traditionnelle de plus de 24h (42 lits d’hospitalisation). et 10 lits de SSR
1 Unité de Soins Intensifs Neuro-vasculaires (10 lits)
1 Hôpital de Jour
1 Consultation
1 Laboratoire de Neurobiologie
Archives du service
Pathologies traitées : Neuropathies Périphériques rares et amyloïdes, Accidents Vasculaires, Epilepsie, Sclérose en Plaques, Myasthénie, Parkinson, démences, Migraines, douleurs neuropathiques.
Centre de référence « neuropathies amyloïdes et autres neuropathies périphériques rares »

Horaires de travail :
JOUR – 7h36 – Lundi au Vendredi avec un temps de pause de 30 mn
Négociation possible du temps de pause déjeuner 
Repos : Samedi, dimanche et jours fériés 

Détails :
Les RTT sont planifiées au regard de la législation du travail
Les CA d’été : à prendre en fonction de la présence médicale et de l’équipe
Polyvalence des taches entre l’hospitalisation et l’USINV afin d’assurer la continuité du secrétariat notamment pendant les périodes de CA

ACTIVITES

Accueil :
Téléphonique : Prise des messages, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée
Physique : Orientation et information des patients, des familles, des professionnels de santé (personnel soignant des différents services de l’hôpital, médecins extérieurs, délégués médicaux…)… 

Organisation :
Organisation de la charge de travail en fonction du temps pris par chaque tâche et de l’urgence
Transmission des informations aux personnes concernées, de façon claire et explicite, pour un meilleur suivi des dossiers en cours
Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux
Frappe des compte-rendus d’hospitalisation – corrections, photocopies et envois
Courriers/Examens complémentaires : à ranger dans les salles, les dossiers médicaux et aux archives
Rangement des dossiers d’hospitalisation et numérotation pour archivage

Bureautique :
Poste informatique (ordinateur, imprimante)
Téléphone 
Photocopieuse 
Lecteur de cassettes

Utilisation de différents logiciels selon la tâche à effectuer:
SUSIE : saisie des CRH et courriers, saisie des médecins correspondants, saisie des codages MSI
CCAM : saisie des actes médicaux
GDM : création des numéros de dossiers patients
AGENDA : visualisation des rendez-vous de consultation de l’ensemble des médecins
MEDIWEB : visualisation des courriers et certains résultats d’examens des patients émanant de l’hôpital
ORBIS 

Missions ponctuelles et spécifiques:
Codages MSI
Codages CCAM
Suivi des CRH

Particularité de la Fonction:
En cas d’absence de la secrétaire d’USINV : frappe des CRH urgents. Polyvalence des taches entre l’hospitalisation SSR et l’USINV pendant les congés d’été, afin d’assurer la continuité du secrétariat


Savoir faire requis
- Travail en équipe
- Rigueur professionnelle
- Disponibilité
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Utiliser les outils bureautiques
- S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Connaissances associées

Bureautique : 3
Vocabulaire médical : 3
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : 2
Droit des patients : 2
Techniques d’accueil téléphonique : 2
Techniques de communication : 2
Droit hospitalier : 1
Internet / Intranet : 3

(1: Connaissances générales - 2 : Connaissances détaillées - 3 : Connaissances approfondies )

Le niveau des connaissances pourra être revu lors de l’entretien d’évaluation annuelle et en fonction de l’ancienneté dans le métier et/ou dans le service


QUALITES REQUISES
- Ordre et rigueur
- Capacité d’adaptation 
- Capacité à gérer les priorités 
- Sens des responsabilités
- Esprit d’équipe (entraide, diplomatie, neutralité..)
- Esprit d’initiative et dynamisme 
- Esprit d’ouverture
- Tenue correcte (comportementale et vestimentaire) 
- Capacité à se remettre en question et à évoluer
- Respect du secret professionnel

PREREQUIS
Etre titulaire d’un diplôme de secrétaire médicale ou concours de secrétaire médicale AP/HP

EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience hospitalière conseillée
- Connaissance et utilisation (vitesse de frappe) de l’outil informatique indispensable (les différents logiciels + Internet)
- Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical
- Compétence en dactylographie-

EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
- Accès au plan de formation de l’AP/HP

 

 

 

 

 

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