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Offre : Emploi - AP-HP Hôpital Joffre - Dupuytren recherche Responsable de Gestion Administrative, chargé(e) de mission auprès du Directeur de Site - Draveil - Essonne

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AP-HP Hôpital Joffre - Dupuytren

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M. Julien DELIE
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Attaché d'administration hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Essonne (91)

PUBLIÉE LE
2013-03-20
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé

Responsable de Gestion Administrative, chargé(e) de mission auprès du Directeur de Site

 

Contrat(s)

Mutation

 

Descriptif

Détails : poste basé à l’hôpital Dupuytren, appartenant au pôle gériatrique de l’Essonne (cf. Joffre-Dupuytren et Georges Clemenceau). Poste impliquant occasionnellement des déplacements inter-sites, tant au niveau du pôle qu’au niveau du groupe hospitalier Henri Mondor (Créteil) et des partenaires extérieurs.
MISSION GENERALE

Exercer un rôle de gestion et de conseil dans les activités d’administration générale auprès du directeur du site, et le représenter le cas échéant dans les domaines suivants :
o activités d’administration générale rattachées à la direction de site
o relations avec les partenaires sanitaires et médico-sociaux ainsi que les prestataires extérieurs
o suivi des autorisations d’activité de soins
o suivi organisationnel de NSI (hors RH)

MISSIONS PERMANENTES

1/ Gestion des activités d’administration générale rattachées à la direction du site
o Veiller au bon fonctionnement de la planification des astreintes administratives et analyser trimestriellement les éventuels dysfonctionnements, en proposant des solutions pour y remédier.
o Organiser l’exploitation qualitative et quantitative des données issues de la gestion des risques (OSIRIS), en lien avec la gestionnaire de l’application, en appelant l’attention du directeur du site (en sa qualité de président de la CRUQPC) sur les difficultés rencontrées (délais, nature des réponses) et organiser en accord avec le directeur du site des retours systématiques aux signalements.
o Superviser la mise en œuvre de la politique d’archivage par le référent archives du site.
o Superviser l’activité des vaguemestres.
o Conseiller le responsable de l’état civil, le régisseur et le mandataire judiciaire sur le plan juridique et dans le cadre des relations avec les usagers.
o En tant que membre de l’équipe de direction du site, assister aux comités de direction et exercer un rôle de veille.

2/ Entretien et développement des réseaux et des relations avec les partenaires sanitaires et médico-sociaux ainsi que les prestataires extérieurs,
o Contribuer au développement des partenariats dans les domaines sanitaires et médico-sociaux
o Accroître le nombre de conventions avec des EHPAD pour contribuer à la fluidité de la filière d’aval
o Réaliser le suivi et la réactualisation des conventions en cours avec l’ensemble des partenaires du site, sanitaires, médico-sociaux et sociaux.
o Représenter le directeur de site lors de visites croisées Hôpital/EHPAD avec le chef de Pôle
o Veiller à maintenir un maillage de partenariats dans les territoires de santé actuels (territoire 91-1 et territoire 91-3 jusqu’à fin 2012) et dans le territoire de santé départemental de l’Essonne
o Assurer la coordination administrative de la filière en lien étroit avec les praticiens hospitaliers concernés des deux sites
o Assurer le suivi des conventions de mise à disposition du domaine public et contribuer à leur élaboration et renouvellement
o Veiller à coordonner la maison d’information en santé avec les partenaires médicaux, sanitaires et médico-sociaux du territoire de santé



3/ Suivi des autorisations d’activité de soin
o Constituer les dossiers de demande ou renouvellement d’activités de soins en lien avec la direction du personnel médical et de la stratégie du GH
o Assurer le suivi des dossiers et l’organisation des visites de conformité associées
o Renseigner les diverses enquêtes liées aux activités de soins

4/ Suivi organisationnel de NSI (hors RH)

NSI Eifel – SAP
o Gérer les habilitations et veiller au maintien d’une cohérence globale sur le site en coordination avec la DAF et la DACSEL du Groupe hospitalier
o Assurer la formation des nouveaux utilisateurs NSI-Gestion Eifel du pôle gériatrique de l’Essonne
o Assurer la veille organisationnelle sur site des communications NSI de niveau 2 et 3 en coordination avec la DAF et la DACSEL du GH
o Se former aux outils de requête sur SAP de façon à pouvoir répondre aux demandes ponctuelles de vérification et de contrôle de gestion du directeur de site
o Gérer les magasins virtuels et contribuer à la bonne gestion des stocks des magasins, notamment pour les écritures de régularisation de fin d’exercice comptable, pour le pôle gériatrique de l’Essonne.

NSI Patient
o Suivre l’évolution du projet au niveau de l’AP-HP
o Contribuer à la conduite de projet d’implémentation des modules successifs, notamment le premier sur l’identité patient, en coordination étroite avec la responsable des admissions frais de séjours.
o Remplir un rôle de conseil et d’expertise sur ce champ, tant envers la direction de site que du trinôme de l’exécutif du pôle.

MISSIONS PONCTUELLES (liste non exhaustive)

o Apporter une expertise pour le directeur de site en matière de suivi des bons de commande présentant un caractère atypique, anormalement élevé ou hors marché
o Assurer la signature des bons de commandes en l’absence des directeurs chargés de l’intérim en son absence (site G. Clemenceau et DRH du site)
o Procéder à des vérifications et des analyses de coûts en cas de dérive identifiée par la direction de site ou les directions fonctionnelles du GH
o Réaliser la partie recettes et dépenses d’exploitation des études pour construction et budgétisation de dossiers à la demande du directeur de site et en coordination avec les directions fonctionnelles concernées du GH (cf. calcul de la partie recettes et dépenses d’exploitation des ROI)
o Exercer une fonction d’interface avec les cadres logistiques du pôle gériatrique de l’Essonne pour le suivi quotidien des actions et des dépenses, en coordination avec la DACSEL du GH, et le cas échéant avec la DAF du GH
o Contribuer à la rédaction de la définition de besoins et du cahier des charges fonctionnelles à la demande de la direction de site pour préparer le travail de rédaction et de formalisation juridique de la cellule des marchés du GH.


PARTICULARITES DE LA FONCTION
Afin d’assurer la continuité du service et la cohérence de certains projets sur les sites du pôle gériatrique, les deux attachés assurant cette mission seront amenés à travailler en collaboration.
COMPETENCES
Savoir faire requis

- Aisance relationnelle
- Aisance rédactionnelle
- Connaissances juridiques
- Maitrise SAP et logiciel de requête
- Maitrise d’excel
- Maitrise des techniques comptables et financières
- Maitrise des outils informatiques et statistiques
QUALITES REQUISES

- Rigueur dans le suivi des projets
- Réactivité et disponibilité
- Aptitude à l’écoute, à la négociation, et au dialogue
- Capacité à s’intégrer dans un projet collectif
PREREQUIS

Ce poste requiert une bonne connaissance du fonctionnement et de l’organisation d’un établissement public de santé. Il nécessite un bon niveau d’analyse financière et d’organisation logistique.

EXPERIENCE CONSEILLEE

Expérience préalable souhaitée dans au moins deux domaines suivants: droit, comptabilité, finances, marchés publics.

EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

En fonction des évolutions d’organisation au sein du groupe hospitalier et des sites du GH.

 

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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