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Offre : Emploi - AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD) recherche Secrétaire de Coordination pédiatrique - Ile-de-France - Paris

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AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD)

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Dr. Corinne Vaesen
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2013-03-28
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Secrétaire de Coordination pédiatrique
 
Contrat(s) :
CDD
 
 
Descriptif :

Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques :

- Sous l’autorité hiérarchique de la Direction des Ressources Humaines, du Cadre Administratif du Pôle 

Liaisons fonctionnelles :

Au sein du pôle
- Le responsable médical de pôle
- Le cadre paramédical de Pôle (CPP)
- Les cadres des unités de soins, pédiatres et les équipes soignantes

A l’HAD
- Les Directions fonctionnelles
- Le pôle soins adulte
- Le pôle filières et spécialités
- le pôle Pharmacie-Logistique

Sur le secteur d’affectation
- Le cadre et le pédiatre de l’unité de soins
- l’équipe soignante
- les familles des patients (contacts téléphoniques)
- les autres équipes hospitalières (médecins, encadrement, soignants,…)
- le service des mouvements-facturation de l’HAD
- la Technicienne de l’Information Médicale (T2A)
- les différents prestataires ou divers intervenants internes ou externes à la structure

Présentation de la structure et de l’équipe :
L’HAD est une hospitalisation traditionnelle qui a la particularité de se dérouler au domicile du patient. Elle est présente à Paris et en petite couronne pour une activité de soins de 820 patients en moyenne.

L’HAD est structurée en 4 pôles :
-Pôle1 : Soins Adulte avec 15 unités de soins,
-Pôle 2 : Mère-Enfant avec 3 unités de soins pédiatriques et 1 unité d’obstétrique,
-Pôle 3 : Filières et Spécialités : regroupe les admissions adultes, la rééducation, la diététique, le service social, les psychologues et l’équipe soignante de nuit,
-Pôle 4 : Pharmacie et Logistique qui regroupe la pharmacie, le magasin (médical-hôtelier), la logistique, la nutrition parentérale...

Le tableau prévisionnel des emplois rémunérés 2012 est de 633.72 ETP dont 482,5 ETP de personnels soignants, 112,63 en personnels administratifs, 18,46 en PO/PT et 20,13 personnels socio-éducatifs.

300 véhicules sont mis à disposition de nos personnels.

L’unité de Coordination Pédiatrie Nord Est est située en face de l’hôpital Rober Debré, 
au n°59 Bd Serrurier – 75019 Parsi
Accès : 
Métro : ligne 11 Porte des Lilas - ligne 7bis Porte du Pré St Gervais
Bus : lignes 48 – 96 et 61
Véhicule : Sortie Périphérique Porte des Lilas (très difficile de se garer)

Chaque pôle est placé sous l’autorité d’un chef de pôle, assisté par un cadre paramédical (CPP) et un cadre administratif (CAP). La contractualisation interne entre le pôle et la direction, est formalisée dans un contrat qui décline notamment les modalités de délégation de gestion au pôle. 

Présentation du pôle, Mère Enfant :
Le Pôle Mère Enfant est sous la responsabilité du Pédiatre chef de pôle assisté d’un cadre paramédical de pôle et d’un cadre administratif, est associé à ce trio, le cadre Sage-Femme.
Leurs bureaux sont situés et au siège de l’HAD rue Vésale et sur le site de l’hôpital Pitié Salpêtrière.

Le pôle Mère-Enfant (PôME) a pour philosophie d’ « Accompagner le développement de la vie » en répondant aux besoins de l’enfant et de sa mère par des prestations adaptées, individualisées et concertées en interdisciplinarité.
La mère, l’enfant et l’entourage sont partenaires de soins tout au long du séjour.

Le Pôle est constitué d’un secteur d’Obstétrique situé dans l’hôpital de la Salpêtrière et d’un secteur de pédiatrie composé de 3 unités localisées : au Nord Est de Paris en face de l’hôpital Robert Debré, au Sud de Paris sur le site de l’hôpital Kremlin Bicêtre et au Nord Ouest sur le site de l’hôpital Louis Mourier.La plate-forme d’admissions est composée de 4 antennes localisées au Nord Est en face de l’hôpital Robert Debré, à l’Est sur le site de l’hôpital Trousseau, au Sud sur le site de l’hôpital Kremlin Bicêtre et au Nord-Ouest sur le site de l’hôpital Louis Mourier. 
Le pôle comprend 71,3 ETP (chiffres 2012), dont 4 cadres de pédiatrie, 35 puéricultrices et IDE, 1 cadre sage-femme et 13 sages femmes.

Les différents secteurs :
1. Le secteur d’Obstétrique
L’unité est sous la responsabilité d’un cadre Sage Femme et est composée de 13 sages femmes et de 6 secrétaires.

2.Le secteur de pédiatrie
Chaque unité de soins est sous la responsabilité d’un cadre de santé puéricultrice et est composée d’Infirmières puéricultrices et/ou d’infirmières ayant une expérience d’au moins 4 ans en pédiatrie hospitalière ainsi que d’un pédiatre et de 2 secrétaires

3.La plateforme d’admissions de pédiatrie
La plate-forme d’admissions est sous la responsabilité d’un cadre de santé Puéricultrice pour la partie soins et du CAP pour l’organisation des secrétariats. L’unité est composée de puéricultrices de coordination et de secrétaires.

4.Du personnel dépendant du Pôle Filières et spécialités qui a développé des compétences pédiatriques pour un exercice privilégié avec les unités pédiatriques : assistants sociaux, psychologues, diététiciens, psychomotricienne.

L’activité

1.Le secteur d’Obstétrique
L’unité d’obstétrique ante-partum prend en charge les patientes présentant une pathologie mettant en menace leur vie ou celle de leur enfant à naître.
L’unité post-partum prend en charge les patientes ayant des suites de couche pathologiques (césariennes, problèmes psychosociaux,…)

2.Le secteur pédiatrique :
Les unités de pédiatrie prennent en charge toutes pathologies nécessitant une prise en charge hospitalière et / ou une réinsertion au domicile : 
• les nouveaux nés et ou les enfants nés prématurément présentant des troubles de l’alimentation, des dysplasies broncho-pulmonaires, des anomalies du caryotype ou congénitale …
• Le nourrisson présentant une malnutrition, des infections graves (tuberculose), des affections neurologiques, des brulures, des Epidermolyses bulleuses …
•L’enfant dans le cadre de la prise en charge onco-hématologique, le polyhancap, les néphropathies… 
•L’adolescent dans la prise en charge des troubles du comportement alimentaire, du diabète,…
Horaires de travail :A définir et à adapter en fonction de l’organisation du secteur d’activité. Sur une amplitude journalière de 8h30 – 17h00 (journée de 7h36)

Détails : Repos week-end et jours fériés

ACTIVITES
Missions générales :
-Assurer un accueil téléphonique de qualité
-Répondre aux demandes d’admissions des services de Pédiatrie
-Travailler en étroite collaboration avec les puéricultrices de coordination et les unités de soins
-Elaborer le dossier de pré-admissions de l’enfant admis en HAD et en assurer le suivi
-Assurer la transmission et le recueil des informations en lien avec l’admission
-Contribuer à la promotion de l’HAD
-Faire l’admission administrative
-Assurer une transmission rapide et efficace des informations 
-Transmettre les mouvements quotidiens au service des mouvements/facturation de l’HAD 
-Vérifier l’authenticité de ces mouvements
-Mettre à jour les différentes statistiques liées au mouvement et les transmettre régulièrement au CAP

- Missions permanentes :
-Gérer et réguler les appels téléphoniques
-Planifier les entrants
-Suivre les mouvements 
-Mettre à jour les tableaux de statistiques 
-Classer et archiver les documents administratifs

Missions spécifiques :
-Assurer la continuité du service sur la plage horaire d’accueil 
-Assurer le remplacement des collègues des autres secrétariats de coordination en cas d’absence
-Participer aux projets institutionnels, de service et du Pôle

Particularité de la fonction :
-Travail en étroite collaboration avec les autres coordinations
-Difficulté de gestion des secrétariats liée à l’éclatement géographique des différentes coordinations
-Formations adaptées à la fonction (vocabulaire médical, entretien téléphonique, droit du patient,…)

Moyens logistiques mis à disposition : 
Client léger
Photocopieur – fax
Imprimante couleur en réseau 

COMPETENCES
Savoir faire requis :
Qualification professionnelle
Qualification en secrétariat

Qualification requise obligatoire
Maîtrise Word, Excel
Connaissance des logiciels GILDA et SAP appréciée

QUALITES RECQUISES
-Respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Aptitudes à la communication
-Sens de l’organisation
-Esprit d’équipe
-Volonté, esprit d’initiative
-Esprit de synthèse et de discernement

PERSPECTIVES
-Regroupement des secrétariats de coordination sur le site Armand Trousseau prévu en fin d’année 2013 / début d’année 2014
-Mise en place d’un dossier informatisé patient (PECHAD Pédiatrie) nécessitant de revoir l’actuelle organisation de travail des secteurs de coordination (secrétariats et puéricultrices)

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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