Se connecter
Chargement ...

Offre : Emploi Assistante de direction - AP-HP Groupe hospitalier Bichat - Claude Bernard Paris Île-de-France

INFORMATIONS ORGANISATION
Accédez au réseau de
l'établissement qui propose l'offre

FHF

Réseau public -
0
- Autres
INFORMATIONS RECRUTEUR
Accédez aux informations de
la personne en charge du
recrutement pour cette offre
M. Stéphane Lacroix
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2012-05-29
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
Assistante de direction

Contrat(s)
Mutation

Descriptif
Fonction : Assistante de Direction du Groupe Hospitalier
Grade : Secrétaire médicale, adjoint des cadres

Position dans la structure :

• Liaisons hiérarchique :
- Directeur du Groupe Hospitalier

• Liaisons fonctionnelles :
- Toutes les directions fonctionnelles du Groupe Hospitalier

Horaires de travail : 8h30 – 17h00 / 10h00 – 18h00

MISSION DU POSTE
Missions générales :
- Assurer le secrétariat du Directeur du GH
- Assurer le secrétariat du Directeur du site Bichat, du Directeur adjoint, chargé des affaires médicales et de la recherche en cas d’absence de leur assistante (congés, maladies, formation…) .
- Assurer l’accueil physique des personnes et leur orientation (personnel, patients, visiteurs, sociétés…).

Missions Permanentes :
- Gestion des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage (pour l’ensemble du secrétariat),
- Prise de message pour les Directeurs.
- Gestion d’agenda (Prise et annulation de RDV, note de réunion, réservation de créneaux horaire /en cas d’absence programmation de RDV).
- Gestion des instances du Groupe Hospitalier
- Gestion quotidienne des lits.
- Organisation des instances du GH
- Rédaction du procès verbal du CCM
- Accueil, renseignement, orientation et accompagnement de personnes (patients, agents, usagers, livreurs) + les RDV prévu pour le directeur du GH, le Directeur du site Bichat, du Directeur adjoint, chargé des affaires médicales et de la recherche
- Organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs/ envoi de mail/ réservation de salle).
- Préparation de la salle de conférences (ou de l’amphi chiray) pour les réunions des différents services - Réservations et /ou annulation de l’amphi Chiray ou de la salle de conférences pour les services (tenu du cahier des salles).
- Gestion des clefs de l’amphi Chiray.
- Programmation de passage de la société GOM pour le nettoyage de l’amphi.
- Gestion du prêt du vidéo projecteur, de la TV et de l’ordinateur portable.
- Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de document, approbation des diffusions générales)
- Saisie dans Intranet Gestbons (ex : fuite d’eau, réparation, etc…)
- Utilisation de la base notes pour insérer des documents dans BALI (CR des Dossiers transversaux/ organigramme de la Direction des Investissements)
- Ouverture, tri et enregistrement du courrier reçu (ouverture de parapheur, copie, dispatching).
- Frappe de rapports, compte-rendus, notes, courriers divers…
- Réception des procurations, des parapheurs des travaux, du biomédical et du service informatique pour mise à la signature (puis dispatching)
- Réception des fax et renvoi aux services concernés
- Préparation des dossiers pour les réunions de travail.
- Mise en forme de transparents et de divers supports de présentation pour les conférences et les instances internes.
- Classement, organisation et gestion du classement.
- Suivi de dossiers.
- Demande d’autorisation auprès du chef de sécurité anti malveillance pour l’accès au parking des personnes invalides ou ayant RDV avec le Directeur /réception des demandes de macarons/réception fiche de demande de clef salto)
- Commande des fournitures de bureaux et dépannage des services en fournitures
- Photocopie couleur pour le service de communication
- Réception des commandes de matériels, de denrées alimentaires et rangement
- Commande ponctuelle de plateaux repas pour les réunions programmées à 12h.


COMPETENCES REQUISES

Formations et/ou Qualifications : Toutes tâches de secrétariat.

Connaissances particulières : Word, Excel, Power Point, Intranet.

Qualités professionnelles : Disponibilité, sens des responsabilités, discrétion.

Conditions
(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)




Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) : http://reseauprosante.fr/



Accédez aux
offres similaires
Offres similaires
Emploi - Le CHU Nancy Recrute SECRETAIRE - Meurthe-et-Moselle - Lorraine
Secrétaire | Secrétaire de direction
Meurthe-et-Moselle (54)
Emploi - Le CH Clamecy Recrute ASSISTANTE DE DIRECTION - Nièvre - Bourgogne
Secrétaire | Secrétaire de direction
Nièvre (58)
  • 1/1
Accédez aux
dernières offres publiées
Dernières offres
Fédération Hospitalière de France
Fédération des Etablissements Hospitaliers & d'Aide à la Personne
resah idf
UniHA
What's Up Doc, partenaire de Réseau Pro Santé
Vidal.fr - La base de données en ligne des prescripteurs libéraux