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Offre : Emploi ASSISTANTE DE DIRECTION - AP-HP HEGP Paris Île-de-France

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M. Stéphane Lacroix
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Paris (75)

PUBLIÉE LE
2012-06-12
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
ASSISTANTE DE DIRECTION

Contrat(s)
Détachement;Mutation

Descriptif

Agent de catégorie B ou C

Adjoint administratif ou Assistant Médico-Administratif ou Adjoint des Cadres Hospitaliers

POSTE A POURVOIR POUR LE 1er OCTOBRE 2012

  Liaisons hiérarchiques 

  • Le Directeur du Pôle Ressources Humaines médicales et non médicales 
  • La Directrice du personnel non médical et son adjoint
  • La Directrice du personnel médical et son adjointe

  Liaisons fonctionnelles 
Sur le groupe hospitalier :

  • Les cadres et les équipes du pôle ressources humaines
  • Les directions fonctionnelles
  • Les cadres du groupe hospitalier
  • Les organisations syndicales représentatives du personnel
  • Les agents


Au Siège :
Les directions fonctionnelles du siège de l’AP-HP, notamment la DRH AP-HP

Des interlocuteurs extérieurs
Trésorerie générale
Contrôle financier
Huissiers, police

  Présentation de la structure et de l'équipe 
Le pôle ressources humaines médicales et non médicales du groupe hospitalier Corentin Celton/Hôpital européen Georges Pompidou/Vaugirard-Gabriel Pallez assure la gestion de plus de 4000 personnels médicaux et non médicaux. Les équipes RH sont situées sur le site de l’Hôpital Européen Georges Pompidou.
Le directeur du pôle ressources humaines assure ses missions et dirige les équipes ressources humaines en collaboration avec 
- la directrice du personnel non médical et son adjoint ;
- la directrice du personnel médical et son adjointe ;
- 2 assistantes de direction travaillant en parfait binôme. Une assistante est référente du personnel non médical, l’autre assistante du personnel médical.

La direction du personnel non médical comprend 
- une directrice adjointe
- 1 attaché d’administration hospitalière, adjoint à la directrice du personnel non médical
- 1 assistante de direction
- Cellule paie-gestion : 1 ACH, 13 gestionnaires
- Cellule recrutement/GPEE et carrières-métiers : 1 ACH, 4 assistantes
- Cellule Gestime et contrôle de gestion : 1 ACH, 4 assistants
- Cellule formation : 1 responsable, 3 assistantes
- Cellule qualité de vie au travail, relations aux personnels : 1 ingénieur risques professionnels, 1 responsable conditions de travail, 1 expert en risques professionnels, 2 assistantes
- 1 conseillère en ressources humaines
- 3 directrices de crèche
- 4 assistantes sociales du personnel

La direction du personnel médical comprend 
- une directrice adjointe
- 1 adjoint des cadres hospitaliers, adjointe à la directrice du personnel médical
- 1 responsable gestion-paie
- 1 assistante de direction
- 6 gestionnaires

Horaires de travail : 7h36 par jour, du lundi au vendredi

Détails : Ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30

  ACTIVITES
Activités du métier / de la spécificité + le cas échéant, activités liées à un autre métier

  Missions Générales pour le pôle RH

  • Accueil physique et téléphonique (prise des messages)
  • Réception du courrier des trois hôpitaux du groupe hospitalier, enregistrement et suivi 
  • Gestion des agendas des directeurs et de leurs adjoints
  • Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers des directeurs et de leurs adjoints
  • Organisation de réunions (planification, réservation salle, logistique, préparation des dossiers)
  • Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions
  • Organisation des entretiens avec les agents du groupe hospitalier
  • Mise à jour des données relatives au pôle (organigramme, annuaires, papier à en-tête, etc…)
  • Accueil des nouveaux arrivants au sein du pôle : installation du PC, adresse mail, mise à jour étiquette sur la porte, fournitures de base, outils de base (organigramme du pôle RH et des pôles du groupe hospitalier, annuaire, objectifs RH, plan de classement RH), mise à jour de l’affichage du téléphone, explication du circuit courrier
  • Coordination des commandes au plan d’équipement et des fournitures de bureau pour le pôle RH
  • Centralisation des demandes de travaux sur le logiciel Gesbons et centralisation des demandes de matériels relevant du plan d’équipement pour le pôle RH
  • Classement, reprographie


Référente auprès de la direction du personnel non médical
Organisation et suivi des entretiens disciplinaires
Coordination des dossiers demandant l’intervention de plusieurs secteurs du pôle RH

A noter qu’en l’absence de l’assistante de la direction du personnel médical, l’assistante de la direction du personnel non médical assure la continuité des missions, et réciproquement.


  COMPETENCES
Savoir faire requis
Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint, outlook, internet)
Maitrise du logiciel de gestion administrative des personnels (HR Access)

  Connaissances associées
Une connaissance de l’AP-HP serait appréciée

QUALITES REQUISES

  • Discernement dans l’appréciation des sujets (urgents ou moins urgents)
  • Sens de la confidentialité
  • Disponibilité
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur
  • Esprit d’équipe


EXPERIENCE CONSEILLEE
Une expérience en secrétariat de direction serait appréciée




Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) : http://reseauprosante.fr/



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