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Offre : Emploi - Centre Hospitalier de la Région de Saint-Omer recherche Secrétaire de l’Institut de Formation IFSI/IFAS - Saint-Omer - Pas-de-Calais

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M. Bastien LIENARD
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Pas-de-Calais (62)

PUBLIÉE LE
2014-02-20
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Secrétaire de l’Institut de Formation IFSI/IFAS
 
Contrat(s) :
CDI;Mutation
    Descriptif :

Missions Générales : 
Organiser et coordonner pour la Direction de l’IFSI IFAS la transmission et la rédaction des informations de l’organisme de formation, dans le cadre de procédures définies
Réaliser les opérations nécessaires au fonctionnement administratif , logistique et financier de l’IFSI IFAS. 

 Missions Permanentes : 
Organiser et coordonner les épreuves de sélection d’entrée en formation 
Préparer et mettre à jour les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, suivre la conformité des dossiers
Coordonner et mettre en œuvre l’administration des intervenants extérieurs ( universitaires, praticiens, professionnels de santé…)
Mettre en œuvre la politique qualité dans les différents processus du système, participer à son évolution 
Organiser les instances et élaborer les comptes rendus 
Accueillir le public à la recherche de renseignements concernant la formation 
Répondre aux demandes administratives et scolaires des étudiants et élèves
Coordonner la préparation, mise à jour et conformité des dossiers en vue des jurys de Diplôme d’Etat.

 Missions Spécifiques : 
Préparer et participer aux manifestations organisées (portes ouvertes, remise de diplômes)
Gérer l’organisation des postes de travail du secrétariat
S’informer des évolutions réglementaires de la formation 
Etablir le document « bilan pédagogique et financier »

 Activités de la Fonction : 
Saisie et mise en forme de courriers, de documents administratifs, de comptes rendus.
Réception et traitement des appels et messages téléphoniques prise de rendez-vous , tenue des agendas et réservation des salles 
Réception, contrôle et suivi des pièces des dossiers, classement et archivage des dossiers administratifs et scolaires 
Reproduction et transmission de documents
Gestion de diverses opérations comptables 
Gestion de la régie recette 
Mise à jour des bases de données informatiques et fichiers 
Ecriture et révision des procédures qualité, participation aux audits internes 
Participation aux réunions de service 
Gestion des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Conseil Pédagogique, Conseil Technique, Conseil de Discipline, Conseil de Vie Etudiante. (préparation des documents, envoi des convocations, élaboration des procès-verbaux)
Gestion des concours et épreuves (concours AS, IDE, jurys de Mémoire de Fin d’Etudes ) : convocations, recueil et contrôle des documents des dossiers d’inscription, organisation logistique des épreuves, diffusion des résultats
Elaboration de tableaux de suivis (suivis de cohortes, maquette pédagogique, paiement des intervenants, relevés de présence pour les organismes financeurs, suivi des diplômés)
Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
Gestion des commandes d’intervenants, établissement des documents de vacation, suivi des dossiers
Assurer les différentes étapes administratives de la mise en stage ( demandes, annonces, établissement des conventions de stage et de formation, indemnisation des étudiants…)
Gestion des absences des élèves et étudiants 
Commandes de fournitures de bureau, gestion des stocks, suivi des livraisons
Informer le Directeur des échéances administratives et des informations pertinentes au bon fonctionnement de l’Institut 
Transmission des informations administratives aux étudiants et élèves 
Participation à la diffusion d’informations sur Intranet et Internet, ainsi qu’auprès des partenaires et de la presse 
Gestion des photocopieuses et imprimantes réseau 

 Principaux Projets à Mener dans le Périmètre du Poste : 
Organisation de la communication externe
Responsable de processus dans le système qualité 

 Expériences Professionnelles :

secrétariat en entreprise, hospitalière ou non , assistant de direction , assistant de gestion, adjoint administratif ,…. 

 Formations : 
Maitrise des outils bureautiques( Word Excel, Outlook, Internet ), 
Maîtrise des techniques de secrétariat 
Notions de comptabilité
Rédaction de notes et comptes rendus 

 Connaissances Générales Requises : 
Droit hospitalier, réglementation de la formation, techniques de communication, bureautique, gestion budgétaire, classement et archivage 

 Connaissances Particulières Requises : 
Connaissance et utilisation des logiciels spécifiques (Winifsi, Winhebdo, Winbiblio, Winexam) 

 Compétences Professionnelles Requises (Savoir-Faire, Savoir-Être) : 
Discrétion, distance professionnelle, confidentialité avec les étudiants et élèves 
Rigueur et sens de l’organisation
Facilité à communiquer, disponibilité, sens de l’accueil et des relations humaines 
Réactivité, créativité, suggestion 
Synthétiser et prioriser l’information

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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