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Offre : Emploi - Centre Hospitalier Le Vinatier recherche SECRETAIRE DE DIRECTION - Bron - Rhône

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Centre Hospitalier Le Vinatier à Bron, Rhône, Rhône-A...

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Mme. Laetitia Faure
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Rhône (69)

PUBLIÉE LE
2013-09-29
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION
 
Contrat(s) :
CDI
 
 
Descriptif :

1. GRADE, METIER, EMPLOI
Grade Agent de catégorie B - Adjoint des cadres ou assistante médico-administrative (AMA) 
Emploi Secrétaire de direction
Métier Assistante/secrétaire de direction
% Temps 100 %

2. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL
La secrétaire de direction est placée sous l’autorité directe du chef d’établissement.
Elle collabore étroitement avec l’ensemble de l’équipe de direction, les directions fonctionnelles (personnels techniques et administratifs) en fonction de leurs champs de compétences et avec l’encadrement médical et soignant des pôles d’activité clinique.
Elle est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics.

3. AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE
 Temps de travail : 100 %
 Cycle hebdomadaire : 35 h
 Amplitude horaire : 8h à 17h30

4. AFFECTATION
POLE Direction
Structure interne CR0144
Unité fonctionnelle UF1257

5. CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE
• Bâtiment 309 pôle direction– bureau partagé

6. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
La secrétaire de direction assiste le directeur et l’équipe de direction dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipe les demandes et assure un rôle permanent de régulation et de gestion des dossiers divers concernant l’établissement.
Elle assure un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion.
Elle participe à la permanence du secrétariat de direction.

7. ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion des dossiers 
 Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax), trier et adresser l’information pour qu’elle soit utile et adaptée aux destinataires 
 Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité.
 Transmettre des informations fiables dans les délais impartis
 Accueillir et orienter les interlocuteurs, aider les collaborateurs et les partenaires à obtenir l’information recherchée. 
 Faciliter l’organisation et le déroulement des réunions (planifier les réunions, rappeler les échéances pour l’envoi des OJ et des CR, réserver les salles, prendre des notes pour les comptes rendus des réunions…)
 Assurer un soutien administratif et organisationnel au directeur, à l’équipe de direction et plus particulièrement à quelques directions fonctionnelles (DAF, DAG, DASMS, DAMR)
 Etablir des contacts avec les diverses organisations ou services en fonction des besoins et des projets et/ ou à la demande du directeur 
 Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction)
 Participer à la gestion des fournitures de bureau et des besoins en matériel 
 Gérer de manière efficace le classement et l’archivage des documents et dossiers de la direction

Assistance du directeur et des directeurs adjoints ainsi que de leurs équipes
 Gérer l’agenda des directeurs, suivi des RDV internes et externes 
 Assurer la frappe de document et leur mise en forme (courriers, notes, rapports) en respectant la charte graphique institutionnelle.
 Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion
 Organiser les déplacements des directeurs 
 Etablir les ordres de missions 
 Veille au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone ….) 

8. ACTIVITES SPECIFIQUES
 Assurer le secrétariat du conseil de surveillance
 Etablir annuellement le planning des instances de l’établissement et le coordonner avexc les autres directions fonctionnelles

9. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Connaissances et compétences professionnelles

 Connaissance des rôles et missions d’un établissement de santé et des attentes vis-à-vis d’une secrétaire/assistante de direction
 Si possible avoir déjà occupé ce type de poste
 Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet-intranet) 
 Maîtrise du classement de dossiers

Qualités requises

 Sens de l’anticipation, de l’initiative
 Discrétion impérative
 Sens de l’organisation et des priorités
 Sens du relationnel
 Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l’urgence
 Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées
 Disposition à se former de manière continue 
 Capacité à travailler en équipe

Exigences du poste

 Etre titulaire d’un ou des diplômes de CAP/BEP ou BTS secrétariat ou équivalent
 Organisé(e), rigoureux (se), apte à gérer les priorités dans le travail
 Communication orale adaptée au type d’interlocuteur, en s’exprimant au nom du service et de l’institution
 Communication écrite : rédaction et organisation de tous types de documents, en maîtrisant les règles de l’orthographe et de la grammaire. 
 Assurer la confidentialité des informations traitées
 Faire preuve de disponibilité
 Faire preuve de souplesse dans les horaires
 S’inscrire dans un processus de formation permanente 
 Participer à l’évolution et aux changements institutionnels

 

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 


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