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Offre : Emploi - Centre hospitalier régional d'Orléans recherche ATTACHE D'ADMINISTRATION - Orleans - Loiret

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M. Francis Gest
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Attaché d'administration hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Loiret (45)

PUBLIÉE LE
2013-03-20
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé

ATTACHE D'ADMINISTRATION

 

Contrat(s)

CDD;Détachement;Mutation

 

Descriptif

Le centre hospitalier régional d'ORLEANS

recrute

un responsable de secteur - coordination des secrétariats médicaux -

avec pour deux types de missions générales :
1 - celles liées à la direction du système d'information
2 - celles liées au poste

1 - celles liées à la direction du système d'information
- Rédiger et proposer un schéma directeur du système d’information, validé au niveau institutionnel, par déclinaison du projet d’établissement ;
- Mettre en œuvre le schéma directeur du système d’information ainsi validé, notamment en proposant une priorisation annuelle et pluriannuelle des projets ;
- Assurer le bon fonctionnement du système d’information, et notamment des logiciels et des matériels mis à disposition des utilisateurs ;
- Renouveler le système d’information en le maintenant à un niveau technologique optimal et en élargissant sa couverture fonctionnelle ;
- Garantir un niveau de service de qualité aux utilisateurs de l’informatique, dans une logique de prestataire de service et d’accompagnateur ;
- Réaliser un accompagnement, sous forme d’études et d’audits, dans les projets organisationnels, liés, ou non, au système d’information, en fonction des besoins prioritaires de l’établissement ;
- Coordonner et assurer l’efficacité et la qualité de l’action des secrétariats médicaux ;
- Planifier, organiser et piloter les activités et les moyens concernant l’archivage médical et administratif, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies ;
- Garantir une gestion optimale des ressources humaines, matérielles et financières mises à disposition de la DSI par l’établissement, notamment par une affectation des moyens aux projets prioritaires et par une planification de leur mise en œuvre

2 - celles liées au poste :
a) Missions organisationnelles et de projets (en lien avec les autres secteurs de la DSI et le DIM notamment)
Missions Communes
- Accompagner et coordonner les projets informatiques des Secrétariats Médicaux :
- Participer au projet : DPPI – PC1 bureautique (suivi des paramétrages des logiciels, des formations bureautiques, de l’accompagnement des utilisateurs, rédaction de procédures, adaptation du paramétrage en fonction de l’évolution du produit et des nouvelles demandes des services) ;

- exprimer les besoins fonctionnels et participer à l’élaboration des cahiers des charges (partie fonctionnelle) ;
- contribuer à l’analyse des offres ;
- organiser les formations utilisateurs et le suivi des solutions installées (assistance aux utilisateurs).
- mettre en œuvre des outils informatiques permettant d’améliorer la qualité et la performance ;
- mettre en œuvre une démarche qualité (dans le cadre de la certification institutionnelle) et notamment contribuant à l’évolution du dossier patient.

-Conseiller les décideurs (Chefs de Pôle ,Directions) concernant les choix et les projets des domaines d’activité
- Assurer une veille réglementaire et organisationnelle et diffuser l’information aux pôles

Secrétariats Médicaux
- Evaluer la charge de travail et l’organisation des secrétariats médicaux par des études organisationnelles, de processus et de charge, afin de mettre en œuvre des actions de réorganisation et d’harmonisation des pratiques :
- suivi de la saisie de l’activité médicale ;
- suivi du respect des délais réglementaires d’envoi des courriers médicaux ;
- audits organisationnels (en lien avec les pôles et unités concernés) ;
- mise en œuvre d’actions correctives (organisationnelles, informatiques, affectation de ressources humaines) ;
- anticipation de l’évolution de la profession et des techniques de travail.
-Organiser, coordonner et superviser les contrôles relatifs aux activités du secteur :
- Accompagner les audits de dossiers médicaux (IPAQSS, contrôle T2A, EPP)
- Participer au projet de gestion des consultations dans le cadre de la mission ANAP.

b) Missions de gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH et les pôles)
- Evaluer les besoins en ressources humaines et proposer les attributions de postes ;
- Avis en vue des promotions de grades des assistantes médico-administratives (AMA) à partir des évaluations menées au niveau des pôles par les gestionnaires de pôle
- GPMC : vérification des fiches de poste dans le logiciel GESTFORM en lien avec la gestion de pôle
- Organiser les recrutements et l’accueil des nouvelles AMA ; en lien avec la gestion de pôle
- Elaborer le plan de formation professionnelle des agents et s’assurer de sa mise en œuvre
- Organiser l’accueil des stagiaires en secrétariat médical – évaluation en lien avec les tuteurs de stage

c) Missions d’encadrement au sein de la DSI
- Coopération renforcée avec les administrateurs fonctionnels des secrétariats médicaux (détermination des objectifs, suivis d’activité, évaluation) en lien avec les CP du DPPI
Mise en œuvre de réunions de coordination bimensuelles pour le suivi des activités de gestion des secrétariats médicaux déléguées aux gestionnaires de pôle dans le cadre de la nouvelle gouvernance ;
- Reporting régulier des activités vers le DSI et élaboration d’indicateurs de qualité de suivi dans le cadre de la certification ISO20000
Suivi et évaluation avec le secteur DSI 3 des contrats de service

Horaires :
Horaires minimaux applicables aux cadres de la DSI : 9h30-12h00 et 14h00-17h30
Forfait de 19 jours de RTT


Lieu de travail :
Direction du système d’information – Hôpital Porte Madeleine
Bureau à l’Hôpital La Source (présence les mercredis et jeudis)
Déplacements possibles sur les autres sites du CHRO, et, de manière moins régulière, vers l’extérieur du CHRO (formations, démonstrations sur sites…).



Niveau de formation et expérience :
Diplôme / niveau : licence ou équivalent.
Correspondances statutaires éventuelles : attaché d’administration hospitalière (AAH), adjoint des cadres hospitalier, assistant médical administratif de classe supérieure ou exceptionnelle.
Autres : formations diverses ou spécifiques au poste (outils bureautiques, techniques d’audit)
Expérience : 5 années minimum dans l’encadrement d’équipes

Compétences relationnelles :
- Sens prononcé du contact humain dans le cadre de la gestion des équipes ;
- Capacité à écouter ;
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire ;
- Capacité à animer un groupe de travail / groupe projet ;
- Capacité d’adaptation ;
- Ouverture et curiosité d’esprit, volonté d’apprendre et de développer ses connaissances ;
- Discrétion ;
- Respect de la hiérarchie.

Compétences organisationnelles :
- Capacité à développer des techniques et méthodes d’organisation ;
- Capacité à organiser et à animer des réunions ;
- Capacité à coordonner les tâches entre plusieurs acteurs internes et externes à la DSI ;
- Capacité à concevoir et mettre en œuvre des outils de suivi d’activité, de reporting et d’aide à la décision (synthèses, comptes rendus, tableaux de bord).
-capacité à concevoir de nouvelles organisations en lien avec les orientations stratégiques du Projet d’établissement

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Techniques d’audit organisationnel.

 

 

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