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Offre : Emploi - Centre hospitalier universitaire CHU de Nantes recherche Responsable des admissions- Nantes - Loire-Atlantique

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CHU de Nantes, Loire Atlantique, Pays de la Loire

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M. Vincent Duhamel
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Directeur | Responsable administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Loire-Atlantique (44)

PUBLIÉE LE
2013-04-09
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Responsable des admissions
 
Contrat(s) :
Mutation
 
 
Descriptif :

Poste à temps plein à pourvoir à compter de septembre 2013

Les admissions de l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital/Mère-Enfant sont situées dans le centre-ville de Nantes. 

Elles prennent en charge des patients externes et hospitalisés, relevant des activités de médecine, chirurgie et obstétrique. Y sont également prises en charge les urgences pédiatriques, adultes et gynéco-obstétricales.
Les admissions sont rattachées à la Direction des Recettes et du Développement, au sein du Pôle Activité-Développement. 

La mission d’encadrement concerne les personnels des admissions centrales et déconcentrées de l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital Mère-Enfant (guichets déconcentrés des urgences, du bâtiment Jean Monnet, du bâtiment Tourville, et de différents services cliniques).
Le responsable des admissions a également un rôle d’encadrement « fonctionnel » des accueils médico-administratifs (secrétariats médicaux des Pôles Hospitalo-Universitaire, Centre Simone Veil et UCSA-SMPR).

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Responsable des admissions et de la facturation HD – HME 
Métier : Responsable des admissions et de la facturation
Horaires de travail : 39 h 00 hebdomadaires 
Grade : Cadre de catégorie A
Position dans la structure : 
- Liaisons hiérarchiques : 
- Direction du Pôle Activité/Développement
- Direction des Recettes et du Développement

- Liaisons fonctionnelles principales: 
- Tous services hospitaliers
- Service d’Information Médicale (SIM)
- Services du PAD : bureau de la facturation et des recettes hospitalières, bureau de l’investissement et des recettes diverses, bureau du contrôle de gestion, responsable de la filière médico-administrative, direction des systèmes d’information etc.
- Direction des Affaires Médicales et de la Recherche (Activité Libérale des praticiens), Pôle Personnel et Relations Sociales, Pôle Technique et Logistique, Directions de plateformes, DURQ.
- Encadrement des secrétariats médicaux.
- Service social.

Le responsable des admissions est aussi en relation constante avec la Trésorerie principale et les Organismes d’Assurance Maladie Obligatoires et Complémentaires. Il peut également être amené à contacter les ambassades et consulats français et étrangers.

MISSIONS DU POSTE 

Le responsable des admissions assure trois missions principales :
- L’encadrement des activités d’accueil et de facturation des secteurs dont il a la responsabilité.
- La prise en charge de dossiers spécifiques.
- Le management des équipes placées sous sa responsabilité.



ENCADRER ET LES ACTIVITES D’ACCUEIL ET DE FACTURATION DES SECTEURS DONT IL A LA RESPONSABILITE
- Management de la fonction « accueil administratif des patients » :
Le responsable des admissions est responsable de la gestion des admissions et pré-admissions des patients, tant en hospitalisation qu’en soins externes. A cet effet :
• Il s’assure de la mise à niveau des connaissances et des « savoir-faire » des personnels en mettant en place des procédures uniformes de travail pour :
o Garantir une qualité de prise en charge des patients, dans le respect des règles d‘identitovigilance,
o Garantir la qualité et la fiabilité des données saisies afin de limiter les rejets de facturation.
• Il s’attache le concours de ses adjoints des cadres et de de la responsable du bureau de la facturation et des recettes hospitalières.

- Management de la fonction « gestion de la facturation aux débiteurs » et « suivi du recouvrement » :
Le responsable des admissions est responsable de la gestion de la facturation aux différents débiteurs. A cet effet :
• Il élabore les procédures de facturation simplifiées et synoptiques de travail pour les admissionnistes et/ou les Pôles, en lien avec la responsable du bureau de la facturation, l’encadrement des pôles et/ou le SIM.
• Il met à disposition des admissionnistes, en lien avec ses adjoints, des guides de facturation et d’identitovigilance et les tarifs de prestations. Il veille à leur mise à jour régulière.
• Il consolide, suit et effectue mensuellement un reporting analytique à la direction des indicateurs de gestion des secteurs dont il a la responsabilité.
• Il pilote un système de contrôle régulier de la qualité et de l’exhaustivité des données administratives permettant de limiter les erreurs et les lacunes des dossiers administratifs.
• Il assure un traitement des dysfonctionnements en amont, en interne et en externe de la Direction des Recettes et du Développement (trésorerie et pôles notamment).
• Il organise et contrôle le traitement des dossiers non facturés et des rejets de facturation, en lien avec le bureau de la facturation.
• Au vu des indicateurs de gestion, il formalise un diagnostic et un plan d’action dont il rend compte régulièrement à la direction.
• Il transmet aux services dont il a la responsabilité les indicateurs de non qualité de la facturation pour un suivi dans le cadre de la contractualisation interne.

- Le contrôle de la cohérence du suivi financier et budgétaire :
Le responsable des admissions veille à la cohérence du suivi financier et budgétaire des comptes correspondant aux recettes de soins et prestations hôtelières de manière à ce que l’exercice budgétaire et sa clôture soient assurés de manière fiable, dans les délais.

- La préparation, en lien avec le bureau de la facturation, de la facturation directe à l’assurance maladie.
L’objectif est double. Il s’agit en effet :
• D’assurer une maîtrise et une fiabilité de la facturation pour éviter les contentieux et la répétition des anomalies et erreurs de saisie ou de gestion.
• De mettre en place un suivi des délais de facturation pour que celle-ci soit la plus rapide possible.
Pour ce faire, le responsable des admissions est amené à travailler au sein des groupes de projet « FIDES » qui sont mis en œuvre au CHU de Nantes.


LA GESTION ET LA COORDINATION DE DOSSIERS SPECIFIQUES
- La gestion de l’activité libérale des médecins de l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital Mère Enfant.
- La valorisation des activités, l’aide à l’élaboration des prévisions de recettes et à leur suivi dans le cadre de la mise en œuvre de l’EPRD, avec la responsable du bureau de la facturation.
- La production de notes, de rapports, comptes-rendus et intervention au sein de réunions internes (conseils de pôles, comités de suivi etc.)
- Le suivi des devis pour les patients étrangers et le suivi des dossiers dits « 100% payants ».
- Le suivi budgétaire des dépenses du secteur dont il a la responsabilité.


L’ENCADREMENT GENERAL DES EQUIPES PLACEES SOUS SA RESPONSABILITE

Le responsable des admissions définit et met en œuvre l’organisation du secteur dont il a la responsabilité : guichets d’admissions, régie etc.
Dans ce cadre, il assure le management des 65 admissionnistes et des 3 adjoints de son secteur. Il assure également l’encadrement « fonctionnel » des assistants médico-administratifs des pôles sur le volet « admission-facturation ».


MISSION ANNEXES/PARTICULARITÉS DE LA FONCTION
Le responsable des admissions est membre du Comité Directeur du pôle activité-Développement, qui est également la cellule qualité/risques/évaluation du pôle.
Il participe aux réunions des bureaux des entrées, aux réunions « PAD-SIM », aux rencontres « CPAM-Trésorerie-CHU ».

COMPETENCES ET QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
Savoir-Faire
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Animer, mobiliser et entraîner une équipe.
- Fixer des objectifs, analyser les résultats et mettre en place des plans d’actions
- Analyser et expliquer la réglementation à l’équipe.
- Traiter les situations conflictuelles.
- Elaborer des supports de communication.

Savoir-être requis
- Autonomie et capacité décisionnelle.
- Disponibilité.
- Dynamisme
- Capacité d’analyse et de synthèse.
- Force de propositions et esprit d’initiative.
- Sens de l’organisation.
- Sens des responsabilités.
- Rigueur et méthode.
- Aptitude au dialogue.

Formation et/ou qualifications requises

- Bac+4 - 5

Connaissances particulières requises ou à acquérir

- Droit sanitaire et social
- Organisation des établissements de santé
- Réformes du financement des établissements de santé
- Processus de facturation des établissements publics de santé
- Réglementation spécifique de l’activité libérale des praticiens hospitaliers
- Logiciels de facturation
- Logiciels de bureautique (Word, Excel, PPT, Messagerie)
- Statut général de la fonction publique hospitalière.


Expérience professionnelle 

- Expérience de management d’équipe : requise
- Expérience en conduite du changement : souhaitée

 

Conditions :

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 


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