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Offre : Emploi - Centre hospitalier universitaire de Limoges recherche Adjoint des Cadres Hospitaliers - Limoges - Haute-Vienne

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Mme. Martine Veniard
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Adjoint des cadres hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Haute-Vienne (87)

PUBLIÉE LE
2013-07-31
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Adjoint des Cadres Hospitaliers
 
Contrat(s) :
CDI
 
 
Descriptif :

1. FONCTION
L’agent assurera une mission d’assistante de direction.
En collaboration avec le directeur il sera chargé du suivi des dossiers administratifs du service.
Pour la direction du système d’information, il sera chargé d’organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents, des communications et de l’organisation des réunions.
2. MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Secrétariat de direction
Suivi administratif du budget, des marchés, de la gestion du temps des agents.
Suivi des dossiers spécifiques du service
Suivi des procédures qualité
3. DESCRIPTION INSTITUTIONNELLE DES MISSIONS PRINCIPALES
Le secrétariat de direction comprend :
La réception et le traitement téléphonique des appels et des correspondants
Le traitement du courrier, des messages électroniques
La gestion des rendez vous et des agendas,
L’organisation de réunions, et des déplacements professionnels.
Le traitement des dossiers : suivi des décisions, des comptes rendus, diffusion, classement, archivage.
Le suivi administratif comprend :
Le suivi administratif du budget d’exploitation et d’investissement et des différentes phases de la commande en lien avec les services achats, budgétaires et financiers.
Le suivi des temps de travail (congés, absences maladie, etc.).
Le suivi documentaire des projets
Le suivi des projets qualité
En lien avec le référent qualité du service il assurera le suivi documentaire des procédures, des réunions et des actions à mettre en oeuvre.
4. POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
La directrice du système d’information.
5. POSITIONNEMENT FONCTIONNEL
La directrice du système d’information.
6. CONTRAINTE DU POSTE
Journée de travail de 7 h 36
Amplitude horaire à couvrir : 8 h 30 à 12h15 - 13h30 à 17 h 30 (à ajuster avec la direction de la DSI)
7. COMPETENCES REQUISES ET EXIGENCES
° Savoir faire :
- Traiter une demande en y répondant directement ou en l’orientant vers la personne ou le service compétent,
- Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d’archivage du domaine défini et selon la nature de l’information,
- Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,
- Travailler en réseau : partager les informations, mutualiser les pratiques.
° Savoir être :
- Conceptuel
Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode.
- Relationnel
Faire preuve de qualités relationnelles pour établir aisément avec ses interlocuteurs une relation propice à la communication,
Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité.
- Contextuel
Avoir le sens de l’organisation,
Etre réactif : répondre rapidement et de manière appropriée.
° Connaissances
Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique : Word, Excel, Outlook, Power point,
etc.,
Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants,
Maîtriser les techniques d’accueil et d’organisation

 

 

 

 

 

 

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