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Offre : Emploi - Centre hospitalier universitaire de Rennes recherche Un poste de secrétaire à temps plein (h/f) - Rennes - Ille-et-Vilaine

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Mme. Laetitia Faure
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2013-10-08
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Un poste de secrétaire à temps plein (h/f)
 
Contrat(s) :
CDI;Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

• Former des professionnels de santé compétents en lien avec la réglementation et l’environnement.

Formation initiale des infirmier(e)s et des aides-soignant(e)s
• L’Institut informe, sélectionne les candidats, assure la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de la formation des étudiant(e)s en soins infirmiers et des élèves aides-soignant(e)s.

Formation continue incluant la formation d’adaptation à l’emploi
• L’Institut conçoit et met en œuvre des projets de formation continue pour :
- les dispenses de scolarité (cursus partiels, VAE, passerelles…)
- les professionnels de santé

Le personnel : 
• 1 Directeur
• 28.05 équivalents temps plein Formateurs et 3,5 Cadres de Santé Supérieurs 
• 7 Secrétaires soit 6,60 équivalents temps plein

Les étudiants et les élèves : 
• 150 étudiants infirmiers par promotion
• 105 élèves aides-soignants par promotion

LIEU D’EXERCICE
Institut de Formation en Soins Infirmiers et Aide-Soignant – Bâtiment des Instituts - PONTCHAILLOU

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme
L’assistant administratif assure sa fonction sous l’autorité et la responsabilité du directeur de l’I.F.S.I. et par délégation celle des cadres supérieurs de santé de l’I.F.S.I.

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES
Internes :
• Fonctionnelles avec :
- les cadres de santé formateurs
- les étudiants, les élèves
- les autres collègues
- l’assistant de gestion

Externes :
• Candidats et autres publics
• Tutelles : ARS, DRJSCS …
• Les structures de santé public ou privé
• Les intervenants vacataires ou prestataires

ACTIVITES

MISSIONS
Il est responsable de l’accueil physique et téléphonique
L’assistant contribue à la gestion logistique et à la gestion de certains dossiers pédagogiques

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueil : 
- Accueillir les visiteurs, les étudiants et les enseignants et répondre à leur demande et/ou les orienter vers un lieu ou une autre personne susceptible de les aider
- Répondre aux communications téléphoniques, les transférer directement aux intéressés et/ou noter les messages éventuels et les transmettre par messagerie Outlook aux enseignants ou autres personnes concernées

• Gestion des absences :
- Enregistrement des absences des étudiants en cours et/ou en stage sur le logiciel dédié selon la procédure (vérification des justificatifs, gestion des feuilles d’émargement, relances éventuelles …)

• Gestion des commandes : 
- Mensuelles (papier et cartouches d’encre)
- Bimestrielles (enveloppes)
- Tous les 4 mois (fourniture de bureau)
- Annuelles (agenda)
- Autres commandes (bons blancs)

• Secrétariat : 
- Rédaction de courriers à la demande du directeur pour des relances, avertissements, certificats de scolarités ou autres attestations demandées par les étudiants

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Gestion du dossier TFE en collaboration avec le formateur référent : 
- Préparer le tableau récapitulatif des données
- Envoi des courriers pour solliciter les jurys TFE
- Compléter le tableau avec les différentes données
- Envoi des TFE et des convocations aux jurys
- Envoi des convocations aux étudiants

• Participer au salon annuel de l’étudiant, à la surveillance du concours ou autres évaluations en fonction des besoins

• Prendre note et rédiger le compte rendu des réunions de secrétaires (à tour de rôle entre les 7 secrétaires)

• Aider ponctuellement les autres secrétariats en fonction des pics d’activités (concours, plannings, etc…)

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)
• BTS Assistante de Gestion

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)
• Maîtrise des outils de communication
• Maîtrise de l’outil informatique

QUALITES ET CAPACITES REQUISES
• Aptitude au travail en équipe
• Sens de l’accueil
• Expression aisée, concise et claire
• Capacité à évaluer les priorités, les demandes
• Maîtrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Capacité d’adaptation et d’autonomie

CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à 100%
• Congés cadrés autour des vacances scolaires des étudiant(e)s infirmier(e)s et des élèves aides-soignant(e)s et planification coordonnée entre les agents du secrétariat pédagogique-accueil (4 personnes)

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 


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