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Offre : Emploi - Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard recherche SECRETAIRE DE DIRECTION - Neuilly-sur-Marne - Seine-Saint-Denis

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Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard

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M. Annick Navarro
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Seine-Saint-Denis (93)

PUBLIÉE LE
2013-06-26
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION
 
Contrat(s) :
Mutation
 
 
Descriptif :

Poste à pourvoir le 1er Septembre 2013

LE CONTEXTE

L’Etablissement Public de Santé de Ville Evrard (www.eps-ville-evrard.fr) créé en 1862, est implanté sur 70 hectares bâtis à Neuilly-sur-Marne (93). C’est l’établissement de santé le plus important de Seine-Saint-Denis. Son implantation et son histoire en font l’acteur de ce département en matière de soins psychiatriques.

De très nombreux projets émergent au sein de l’établissement, ils sont porteurs du souci constant des équipes de répondre au plus près des besoins de soins des patients.

Depuis une dizaine d’années, l’établissement public poursuit une politique très active de relocalisation de ses structures d’hospitalisation à temps plein et l’installation de multiples points d’accueil et de consultation en Seine-Saint-Denis (34 communes desservies par les secteurs de l’établissement public).
Dans ce contexte, l’établissement se doit, notamment :

 d’entretenir, moderniser et restructurer le site classé de Neuilly-sur-Marne,
 de poursuivre et achever les opérations de relocalisations, en procédant par location, réhabilitation ou construction d’immeuble,
 d’améliorer la qualité des prestations et interventions du service des travaux (organiser notamment la maintenance préventive et curative, efficace et réactive, des bâtiments et des équipements).

Pour accompagner et mener à bien les actions en cours et à réaliser, l’Etablissement Public de Santé de Ville Evrard au sein de la direction du Patrimoine et des travaux a créé un poste de Secrétaire de Direction.

LE POSTE 

Dénomination : 
Secrétaire/assistante de direction.

Description du poste :
La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe du Directeur du Patrimoine et des Travaux. Elle est chargée de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.

Liaisons hiérarchiques : 
Sous la responsabilité de l’Adjoint des Cadres Hospitaliers faisant fonction d’Attaché d’Administration Hospitalière et du Directeur du Patrimoine et des Travaux

Liaisons fonctionnelles :
Exerce son activité en étroite collaboration avec : 
Le Directeur du Patrimoine et des Travaux 
L’Adjoint des Cadres Hospitaliers faisant fonction d’Attaché d’Administration Hospitalière 
Le Directeur Technique
Est en liaison externe avec :
L’ensemble des contacts extérieurs de la Direction
Les prestataires
Les Entreprises de travaux
L’ARS
Est en liaison interne avec :
La direction générale de l’EPS
Toutes les directions fonctionnelles de l’établissement,
Les cadres de soins responsables de pôles.

Organisation hiérarchique du service :
Constituée de 44 agents 
1 Directeur du Patrimoine et des Travaux 
1 Adjoint des Cadres Hospitaliers faisant fonction d’Attaché d’Administration Hospitalière
1 secrétaire de direction (Poste Vacant le 1er septembre 2013)
1 Adjoint des Cadres responsable de la cellule des marchés publics et de la gestion financière
2 Adjoints administratifs Gestionnaires comptables
1 Directeur technique
1 Ingénieur bâtiment
1 Ingénieur technique
1 TSH responsable Sécurité Incendie
Cellule méthode et travaux 4 TSH(s) ;
1 Coordonnateur des services techniques Services techniques (24 agents)
Service polyvalent : technique/logistique :5

LES MISSIONS

1/ Missions Principales

Accueil du service 
Accueil téléphonique, 
Accueil du public (entreprises, organismes extérieurs, représentants des services de l’EPS
Secrétariat :
Activité principale Secrétariat de Me Navarro
Gestion des rendez-vous et de l’emploi du temps sur agenda électronique
Frapper les courriers dictés ou mise en forme des lettres remises par la Directrice
Organiser et préparer les rendez-vous (préparer les dossiers) 
Classement, archivage des dossiers
Activité secondaire 
Gestion de l’agenda électronique du Directeur technique
Frapper les courriers rédigés par le Directeur Technique
Activités journalières :
Enregistrement du courrier du service arrivée / départ sur le chrono courrier (support excel)
Réception des courriers avec tampon dateur et les diffuser aux 2 directeurs et à l’AAH
Suite à l’enregistrement du courrier, constitution par fournisseur d’un dossier dans une sous chemise qui comprendra :
La facture – l’OS – le devis ainsi que les éventuels documents annexes
Cette pochette sera remise à Régine ou Sabrina en fonction de la liste de répartitions des TSH 
Activité annuelle :
Participer à l’archivage des dossiers de la DPT.
2/Missions ponctuelles :
Assurer la polyvalence des 2 gestionnaires en ce qui concerne la liquidation et engagement des dépenses pendant les périodes de congés.


3/ Missions Complémentaires : 
Secrétariat pour la formation incendie
Tâches administratives pour l’organisation des formations incendie obligatoires : préparation des convocations et suivi du planning élaborer par le responsable incendie (P. Bras). Ceci en accord avec le secrétariat de la Formation Continue.

LES EXIGENCES

Formations Requises 
Bac + 2 option Secrétariat/assistante de direction
Et/ou avoir occupé un poste d’adjoint équivalent dans un secrétariat ou une direction pendant au moins 3 ans dans un établissement hospitalier de taille identique (MCO ou EPS) ou dans le secteur privé.

Compétences particulières
Compétences et connaissances en secrétariat de Direction et archivage.
Maîtrise de l’outil informatique bureautique : Word, Excel, internet,

Qualités nécessaires
Capacité de travail importante
Etre doué(e) d’initiatives
Capacité à travailler en équipe
Qualités relationnelles confirmées
Aimer l’hôpital et l’activité professionnelle hospitalière ou disposer d’une appétence pour le milieu sanitaire et social.

Qualités indispensables
Discrétion Rigueur 
Avoir le sens de l’organisation et du classement.

LES CONDITIONS
Adjoint administratif titulaire par voie de détachement ou mutation/Rémunération statutaire
Ou Adjoint administratif contractuel / Rémunération en fonction de l’ancienneté et du salaire perçu)
Horaires de travail : 38 heures par semaine réparties ainsi : propositions négociables
8h30 à 16h30 du lundi au jeudi et vendredi de 8h30 à 14h30

SITUATION GEOGRAPHIQUE DE L’EPS
Le siège de l’EPS est situé à Neuilly-sur-Marne (93) dans un parc paysager de 106 ha, au carrefour des départements 93, 77 (Chelles) et 94 (Nogent-sur-Marne)
Il est accessible par le RER E et le bus 213 soit 30 mn de la Gare du Nord (Magenta)
Il est accessible par le RER A et le bus 113 soit 30 mn de Châtelet-les-Halles

 

Conditions :

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/

 


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