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Offre : Emploi - Groupe hospitalier Paul Guiraud recherche Agent de logistique générale - Service du vaguemestre - CDD 4 mois -Remplacement Congés maternités - Villejuif - Val-de-Marne

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M. Thomas LEGRAND
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Agent

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Val-de-Marne (94)

PUBLIÉE LE
2013-05-19
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Agent de logistique générale - Service du vaguemestre - CDD 4 mois -Remplacement Congés maternités -
 
Contrat(s) :
CDD
 
 
Descriptif :

Mission principale : 
Assurer la continuité du service de bureau de poste, de courrier et de colis à l’hôpital Paul Guiraud de Villejuif tous les jours du lundi au vendredi. 
Contribuer à l’évolution du vaguemestre vers un système de distribution du courrier dans les secrétariats.

Principales activités (en polyvalence) : 
Assurer le service du courrier : 
Récupérer, trier et distribuer le courrier et les colis arrivés, collecter, relever, trier, expédier et acheminer le courrier départ, faire fonctionner le service des sacoches à l’intérieur de l’hôpital et avec l’extérieur (Clamart…) 

Développer l’activité de collecte et de distribution pour le bon fonctionnement du service public hospitalier 

Appliquer le plan de tri du groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) 

Tenir le bureau de poste : recevoir les clients, répondre à leurs besoins en les traitant, tenir les registres légaux et la caisse, affranchir le courrier, gérer les instances 

Gérer les boites à lettres internes d’après le plan de tri, 
Activer et suivre les opérations de maintenance

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchiques : 
N+1 : Ingénieur Coordonnateur du Pole Logistique
N+2 : Directeur des Services Economiques, des Marchés et de la Logistique

Relations professionnelles les plus fréquentes : 
Tous les services de l’hôpital
Le personnel médical et non médical, les patients et les familles
Les prestataires postaux



4 – Activités / tâches dans la structure

Permanentes : activités détaillées actuelles par ordre chronologique :
Ces activités seront susceptibles d’évoluer avec le projet de réorganisation du vaguemestre. 

A la prise de service 
a) Prendre la voiture du Vaguemestre au garage n° 7 
b) Aller au dépôt pour retirer le courrier de PGV et les recommandés (matin). 
c) Retourner au dépôt pour retirer les colis dans la matinée. 
d) Dater et Signer toutes les preuves des Dépôts et les Avis Recommandés. 
e) Mettre dans les cases des Services les preuves de dépôts des lettres ou colis de la veille qui reviennent de la poste (avec le tampon de la poste et date). 
f) Enregistrer sur le Registre tous les Chronopost apportés par les livreurs. 

Fermeture du Bureau pour la Tournée du courrier 
• les Logés 
• la Bibliothèque 
• les techniques 
• les Transports 
• UMD 
• MNH 
• CGOS 
• la MAS 
• le Service Social 
• La Croix Rouge 
• la Recette 
• l’Economat 
• la Direction 

Puis prendre le courrier départ, si celui-ci est prêt. 
Faire signer les Recommandés des Services de la Tournée et Chronopost. 
Se rendre à la Poste Principale si besoin (varie selon les demandes) 
Le temps à la Poste varie selon le Guichet Professionnel, ouvert ou pas. Sinon prendre la file d’Attente comme tout le Monde 
Retourner au Dépôt de l’Epi d’Or pour collecter les Colis (feuille à Emarger et à Signer obligatoirement du Vaguemestre). 
Distribution des Colis : 
Bureau du Personnel 
Economat 
UMD 
Les Logés 
Plus certains Services si les Colis sont trop gros ou lourds 

2ème Passage du Courrier départ : 
Economat 
Direction 
Boîte aux Lettres à l’accueil 

Pause – Repas 
Ré-ouvrir le Vaguemestre pour recevoir et traiter le courrier départ des Services 
Trier le courrier Départ au fur et à mesure, que les Services l’amènent, par : 
Catégorie 
Tarif lent (économique) 
Timbré 
Recommandés 
Régions 

3ème Ramassage du Courrier Départ 
Direction 
Economat (si la secrétaire n’est pas là) 

Emmener le Courrier départ au Dépôt aux Eysselières + les Lettres recommandées rangées dans la sacoche rouge + tri du courrier du dépôt 

A la fin de la vacation 
Vérifier le Répondeur si message 
Mettre l’alarme 
Fermer les bureaux et le local Vaguemestre 
Remettre la voiture du Vaguemestre au garage n° 7 

En fin de mois 
Clôture de la Machine à Affranchir (tous les fins de mois) et vérifier le montant de la facture avec la poste. 
Comptes avec la trésorerie publique

Activités ponctuelles liées à des particularités de gestion des opérations suivantes 
Dans la journée, rechercher sur l’Ordinateur, pour les lettres dépourvues (renseignements ou services non mis sur les enveloppes par l’expéditeur). 
1) faire les Comptes des Dépenses de la journée (timbres, Chronopost, Lettres suivies, Colis) sur le cahier 
2) faire le Cahier pour la Commande des Timbres pour les services. 
3) Faire les Feuilles des Dépenses pour défalquer des services concernés (UF) + Caisse. 

Dans la journée, si la Direction a une Urgence, soit colis ou lettre à envoyer, le récupérer dans le service adéquat et aller à la poste pour l’envoyer le plus rapidement possible. 
Ranger la Caisse, les Billets, les Timbres, les Lettres suivies, les Chronopost dans le Coffre-fort. 
Changement d’adresse : bien vérifier que le Formulaire soit bien rempli et signé par le Patient ou le Tuteur, la Secrétaire ou le Mandataire + la photocopie de sa pièce d’identité + le bulletin de situation (s’il manque un document tout est caduque). 
Mandat à Percevoir pour le patient ou la Recette, le signer à deux endroits plus le tampon vaguemestre, tampon de l’adresse de l’établissement + la date et la ville. Pour les Mandats de la Recette, les marquer sur le Registre des Recommandés. La somme des mandats peut aller de 10 euros à + (pas de limite). 
Mandat à envoyer pour les patients. Vérifier qu’il sera bien rempli. Prendre la somme du Mandat + les frais. 
Achat de Timbres, Lettres suivies, Chronopost si besoin. 
Retrait d’Argent sur Livret A ou Compte pour les patients si besoin. 
Demande de RIP + Mandat. 
Ouverture de Compte ou Livret A. 
Western Union.

5 – Profil nécessaire pour la fonction

Niveau d’emploi : Catégorie : C

Statut / Corps / (grade)

Ouvrier professionnel qualifié ou Maitre ouvrier
Formations

Niveau brevet des collèges
Expériences
Gestion d’opérations administratives complexes
Gestion d’opérations financières 


Compétences

Savoirs : 
Disposer d’une bonne connaissance de l’établissement, de son organisation, de ses projets d’évolution 
Etre titulaire du permis B. 

Savoir-faire : 
Capacité de gestion de l’organisation, des référentiels et répertoires et registres d’administration 
Capacité de gérer la régie des timbres, les recettes, les opérations financières postales. 

Savoir-être : 
Disponibilité : assiduité, sens du service client, continuité du service 
Travail en équipe : esprit d’équipe, entre-aide


Qualités
Discrétion : respect absolu du secret des correspondances quelles qu’elles soient 
Sens relationnel : répondre et traiter les besoins des patients, du personnel intérieur et extérieur, établir des relations de travail harmonieuses avec les prestataires postaux et autres

Organisation du travail

Remplacement congés maternité : mi août à mi décembre

Horaires : 8h – 16h

Les agents du vaguemestre sont susceptibles d’intervenir en milieu pénitentiaire avec l’ouverture de l’UHSA

 

 

 

 

 

 

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