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Offre : Emploi - Le Centre Hospitalier Le Vinatier Recrute Assistant / secrétaire de direction (H/F) - Rhône - Rhône-Alpes

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Centre Hospitalier Le Vinatier à Bron, Rhône, Rhône-A...

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Mme. Caroline Morin
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Rhône (69)

PUBLIÉE LE
2015-03-02
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
Assistant / secrétaire de direction (H/F)
 
Contrat(s)
Mutation
 
Descriptif

GRADE, METIER, EMPLOI

- Grade Agent de catégorie B - Adjoint des cadres ou assistante médico-administrative (AMA) 
- Emploi Secrétaire de direction/ communication / affaires générales
- Métier Assistante/secrétaire de direction
- % Temps 100 %

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur des affaires générales et financières.

Poste à double valence : 

- Il/Elle répartit son temps de travail habituel entre la direction des affaires générales et financières pour les affaires générales (60%) et la cellule communication (40 %).

- Il/Elle est amenée à assurer le secrétariat de direction lors des absences d’une des deux secrétaires de direction, cette mission devenant alors prioritaire par rapport aux autres missions exercées.

- Il/Elle collabore étroitement avec l’ensemble de l’équipe de direction, les directions fonctionnelles (personnels techniques et administratifs) en fonction de leurs champs de compétences et avec l’encadrement médical et soignant des pôles d’activité clinique.

- Il/Elle est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics.

AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 100 %
Cycle hebdomadaire : 38 heures 20 hebdomadaires. Forfait 20 RTT
Amplitude horaire : 8h à 17h30


CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Bâtiment 309 pôle direction– bureau éventuellement partagé.

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

L’adjoint des cadres assiste la direction des affaires générales et la cellule communication dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipe les demandes et assure un rôle permanent de traitement des dossiers divers concernant l’établissement.

Il assure notamment un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion.

Il participe également à la permanence du secrétariat de direction en l’absence d’une des deux secrétaires de direction.

La particularité mais aussi l’intérêt du poste réside dans les missions diverses qui peuvent être confiées dans des domaines différents du champ de la communication et des affaires générales.

Compte tenu de cette particularité, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur des affaires générales et financières qui s’assure de la répartition des tâches quotidiennes et en assure la régulation. 

ACTIVITES PRINCIPALES

- Dans le domaine des affaires générales (60 % du temps de travail habituel):

* Suivi du patrimoine extra hospitalier (40 sites – 60 structures de soins)
- Suivi des assemblées générales et lien avec les pôles et les affaires financières
- Suivi des commandes diverses nécessaires et résolution des problèmes permettant le bon fonctionnement de l’extrahospitalier : signalétique, parkings, clés, tags, courriers divers
- Suivi des sinistres dommages aux biens : lien avec l’assureur et la direction des travaux

* Suivi des mises à disposition de salles (centre social et locaux universitaires) en lien avec le secrétariat du pôle Est et la DAL : recueil des demandes, vérification des disponibilités, préparation des décisions d’attribution, rédaction des conventions de mise à disposition, lien avec les affaires financières

* Suivi des sinistres automobiles et en responsabilité civile en l’absence des agents en charge de ces dossiers afin d’assurer la continuité des déclarations auprès des assureurs.

* Elaboration de conventions simples relatives aux activités des pôles et de la Ferme.

* Recherches diverses dans le domaine des affaires générales.

* Toute autre mission ou dossier ponctuel confié dans le cadre des travaux des affaires générales.


- Dans le domaine de la communication (40 % du temps de travail habituel) :

* Revue de presse (lecture quotidienne du Progrès. Scan, envoi et classement d’articles)
* Publipostage (ex : envois internes, invitation officielle)
* Elaboration, suivi et mise à jour de données Excel (ex : listing participants évènements institutionnels, base de données…)
* Mise à jour du site Internet, de l’intranet et de la borne interactive (annuaires, revue de presse, organigrammes, actualités, brèves…)
* Mise à jour des organigrammes
* Mise à jour des annuaires en ligne (FHF, Politi…)
* Mise en page : création ou aide à la création pour les services de documents en respectant les principes de la charte graphique de l’établissement (présentation power point, documents Publisher, plaquettes de service…) 
* Gestion des mails à tous en l’absence de la cellule communication
* Aide à l’élaboration du journal interne (recherche de sujets et rédaction d’articles), 
* Accompagnement sur les projets évènementiels (semaine de la sécurité du patient, SISM, Journées du Vinatier, Cinéma et Psychiatrie)


- Secrétariat de direction :

* Participation à la continuité du secrétariat de direction en cas d’absence d’une des deux secrétaires de direction.
* Dans ce cas, les missions habituelles (affaires générales et communication) sont adaptées afin de donner la priorité aux travaux du secrétariat de direction.

Pour information, détail des missions type du secrétariat de direction :
* Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax),
* Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité.
* Accueillir et orienter les interlocuteurs
* Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction)
* Gérer l’agenda des directeurs, suivi des RDV internes et externes 
* Assurer la frappe de document et leur mise en forme (courriers, notes, rapports) en respectant la charte graphique institutionnelle.
* Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion
* Organiser les déplacements des directeurs 
* Etablir les ordres de missions 
* Veiller au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone ….) 

COMPETENCES
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Sens de l’anticipation, de l’initiative
- Discrétion impérative
- Aisance globale avec l’outil informatique (connaissance générale du web, savoir utiliser les moteurs de recherche…) et maîtrise du pack Windows office (Word, excel, Power Point et Publisher).
- Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l’urgence
- Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées
- Capacités rédactionnelles
- Confidentialité
- Esprit de synthèse
- Sens de l’organisation 
- Aisance, Faire preuve de disponibilité
- Faire preuve de souplesse dans les horaires

 

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!http://reseauprosante.fr/


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