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Offre : Emploi - Le Centre hospitalier universitaire de Rennes - recherche Secrétaire de Direction à 100% - Rennes - Ille-et-Vilaine

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Mme. Laetitia Faure
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2014-09-02
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Un poste de Secrétaire de Direction à 100% - Direction Pôles & Projets
 
Contrat(s) :
CDI;Détachement;Mutation
    Descriptif :

MISSION GENERALE

Organiser pour la direction déléguée pôles et projets la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service.
Assurer le secrétariat du directeur et de l’assistant de gestion.
Assurer le suivi de dossiers spécifiques.

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

La Direction pôles et projets, située sur le site de l’Hôpital Sud, est chargée des pôles cliniques suivants :
- Pôle pédiatrie médico-chirurgicale et génétique clinique
- Pôle gynécologie, obstétrique, biologie de la reproduction, chirurgie plastique et reconstructrice
- Pôle médecine interne, gériatrie, médecine légale et pénitentiaire.

Le Directeur délégué pôles et projets a délégation du directeur général pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités.

LIEU D’EXERCICE

CHU de Rennes – Site de l’Hôpital sud - Direction pôles et projets.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

Le directeur délégué pôles et projets

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Le directeur délégué auprès des pôles
• L’attachée d’administration, responsable de la gestion administrative
• Les directeurs des soins délégués aux pôles
• Les chefs de pôles et chefs de service
• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé
• Les assistants de gestion
• Les contrôleurs de gestion
• Les secrétaires de direction

ACTIVITES
MISSIONS – Activités principales
Assurer le secrétariat de la direction pôles et projets :
 Accueil physique des personnes internes et externes
 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques
 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
 Gestion et enregistrement des courriers/mails “départ ” et “arrivée”
 Classement, archivage et administration de documents sur intranet
 Reproduction de documents
 Gestion logistique de la direction
 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements

Assurer la gestion de l’agenda du directeur délégué pôles et projets et l’organisation de réunions :
 Prise de rendez vous et tenue de l’agenda du directeur
 Planification et organisation de réunions pour le directeur (réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus)
 Gestion des déplacements extérieurs

Suivi des dossiers afférents aux pôles dont le directeur a la responsabilité :
 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
 Prises de note, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages
 Gestion de dossiers transversaux
ACTIVITES SPECIFIQUES
Secrétariat de direction à la direction pôles et projets site de l’Hôpital sud - Continuité de service avec le secrétariat de direction pôles et projets du site de Pontchaillou.

EXIGENCES DU POSTE
DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) :
• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) :
• Expérience souhaitée en secrétariat de direction
• Maitrise des outils bureautiques
QUALITES REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS :
• Utiliser les outils bureautiques
• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique
• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome. Qualités rédactionnelles requises
• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours
• Savoir travailler en équipe
CONDITIONS D’EXERCICE :
• Poste à temps plein 100% à la direction pôles et projets à l’hôpital Sud.
• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi
• Horaires : à définir

 

 

 

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