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Offre : Emploi - Le Centre hospitalier universitaire de Rennes - recherche SECRETAIRE MEDICALE A 90% EN HEMATOLOGIE CLINIQUE - 23/10/14 - Rennes - Ille-et-Vilaine

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Mme. Laetitia Faure
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2014-10-23
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé :
UN POSTE DE SECRETAIRE MEDICALE A 90% EN HEMATOLOGIE CLINIQUE - 23/10/14
 
Contrat(s) :
CDI;Détachement;Mutation
      Descriptif :

LOCALISATION ET RATTACHEMENT
PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le service d’hématologie clinique est situé pour l’hospitalisation conventionnelle, l’hôpital de jour et les consultations au 2éme étage du Bâtiment Médico Technique d’Hématologie Clinique (Jean Dausset). En ce qui concerne l’unité d’hospitalisation stérile, elle est située au 3éme étage de ce même bâtiment. Le service est sous la responsabilité du professeur Lamy de La Chapelle.
Il comporte quatre unités fonctionnelles :
• 1 unité de consultation comportant 4 salles.
• 1 unité d’hospitalisation « Morvan Lebesque » : 21 lits de soins dont 10 lits « soins intensifs » et 3 lits de soins palliatifs
• 1 unité protégée « Anjela Duval »: 14 chambres en pression positive considérées comme lits de soins intensifs
• 1 unité d’hospitalisation de jour « Xavier Grall » comportant 14 places dont 7 chambres et 7 fauteuils de soins.

L’activité médicale clinique, d’enseignement et de recherche est assurée par une équipe formée de 2 praticiens hospitalo-universitaires, 5 praticiens hospitaliers ,1 assistants chefs de clinique, 1 médecin attaché, des internes. 4 professionnels contribuent à l’activité de recherche

Le service d’hématologie fait partie du pole des médecines spécialisées. Le chef de pole est le professeur Michelet.

LIEU D’EXERCICE
• Service d’hématologie clinique, chef de service, Pr. Lamy de la Chapelle
• Secrétariat localisé au 2éme étage du bâtiment Jean Dausset. Ce secrétariat comporte 5 postes de travail et 1 poste d’accueil-admissions

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme
• Cadres de santé : Mme Daniélou
• Cadre de santé supérieur : Mme Rouaud
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Liaisons internes au service et internes à l’établissement:
L’équipe médicale
Les différentes unités du service ; L'unité d’hospitalisation de jour, l’unité Morvan lebesque, l’unité Anjela Duval, les consultations
Le service des archives médicales
Les cadres de santé, l’infirmière de programmation (Xavier Grall et Morvan Lebesque), les infirmières d’annonce de diagnostics et l’infirmière de coordination greffe
Les secrétariats des services d'origine du patient (réanimation médicale, médecine interne, maladies infectieuses…)
Les assistants de recherche clinique
L’assistante sociale, la diététicienne, les psychologues
Le bureau des entrées
Laboratoires du CHU
Services de radiologie du CHU
Faculté de médecine

• Liaisons externes avec:
Les patients
Médecins traitants des patients, L’HAD
Médecins hématologues et secrétariats du réseau Bréhat
Laboratoires de prélèvement de ville et de structures hospitalières extérieures
Services de radiologies extérieures
L’Etablissement Français du Sang

ACTIVITES
MISSIONS
• Accueil et renseignements aux patients et à leur famille - poste d’accueil des patients venant en consultation, régie
• Accueil téléphonique et gestion des appels ; prise de rendez-vous pour des examens à programmer
• Organiser le travail du secrétariat pour fournir des documents, courriers de qualité à l’attention des divers interlocuteurs du service et des médecins (chaque secrétaire a des médecins référents pour le courrier)
• Assurer la préparation de dossiers médicaux (recherche, classement) pour les hospitalisations, l’hôpital de jour, le rangement des dossiers

ACTIVITES PRINCIPALES
RELATION – COMMUNICATION :
• Accueil des consultants et des représentants des laboratoires
• Réponse téléphonique : filtrer les appels, prendre les messages, renseigner, ventiler les communications vers les bons interlocuteurs
• Appels téléphoniques de correspondants médicaux ou autres à la demande des médecins

GESTION :
• Frappe des courriers médicaux, administratifs, Hospitalisation et consultations,
• Organise la gestion des rendez vous en consultation
• Enregistre les patients
• Prépare les dossiers en vue des consultations
• Programme avec les archives la sortie des dossiers médicaux
• Classe dans les dossiers les documents arrivés ultérieurement
• Réceptionne, ventile et envoie les courriers aux destinataires
• Facture les consultations, encaissement (sous régisseur)
INFORMATION - FORMATION - ENCADREMENT

• Participe aux formations institutionnelles
• Participe à l’encadrement des stagiaires et des nouveaux professionnels

PARTICULARITES DU POSTE :
• Charge téléphonique importante
• Activité en lien avec la chefferie de service (administration, liaison avec les associations)
• Participation à la certification JACIE (frappe et mise en forme de documents qualités)
• Enregistrer les consultations et les diagnostics
• Elaboration de la liste des dossiers et préparation de dossier
• Polyvalence entre les deux secrétariats et le poste d’accueil - gestion administrative
• Travail en trinôme : 3 secrétaires plus responsables du bureau d’entrée administrative et les 3 autres de l’accueil téléphonique
• Préparation et participation au staff de greffe le mercredi (lors de l’absence de l’IDE de coordination greffe)

EXIGENCES DU POSTE
DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)
• Secrétaire médicale ou adjoint administratif
FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)
• Formation de secrétaire médicale
EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)
• Connaissance des logiciels « Convergence et Sillage »,DX plannings
QUALITES REQUISES
• Maîtrise du français, de l’orthographe, du vocabulaire médical
• Utilisation des logiciels de bureautique
• Sens de l’organisation
• Rapidité et efficacité dans son travail
• Sens de la relation publique
• Rigueur
• Tact, diplomatie
• Esprit d’initiative et autonomie
• Esprit d’équipe
• Discrétion et respect du secret professionnel
CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à 90% : horaire du lundi au vendredi : couverture horaire de 8h à 18h par roulement, avec les secrétaires médicales et l’agent du bureau des admissions sur les deux secrétariats.
• L’organisation respecte la réglementation du travail en vigueur dans l’établissement
• Des zones de pointages sont intégrées dans le cycle de travail.
• Les congés sont planifiés avec l’ensemble des secrétaires, agents administratifs et en fonction de l’activité médicale. Les zones de pointage ne sont pas accordées pendant la période d’été
• Des modifications peuvent intervenir sur les plannings prévisionnels afin d’assurer la continuité de service.
• Volonté de participer aux réunions de service et de s’impliquer dans des groupes de travail (BMT HC).

 

 

 

 

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