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Offre : Emploi - Le Centre hospitalier universitaire de Rennes Recrute SECRETAIRE - Ille-et-Vilaine - Bretagne

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Mme. Laetitia Faure
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2015-06-01
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
UN POSTE DE SECRETAIRE A 100% - 1/06/15
 
Contrat(s)
CDI;Détachement;Mutation
 
Descriptif

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE
Le pôle ASUR est dirigé par le Pr Claude ECOFFEY
Les secrétariats du pôle se composent des postes suivants :
• Secrétariat de la réanimation chirurgicale et de l’USC 
• Secrétariat d’anesthésie réanimation CTCV
• Secrétariat d’anesthésie de l’hôpital sud
• Secrétariat du Samu Smur 
• Secrétariat de l’UMCA : urgences medico-chirurgicales adultes
• Secrétariat du CETD : centre d’évaluation et de traitement de la douleur
• Secrétariat du CESU : centre d’enseignement aux soins d’urgences
• Secrétariat de l’UACA hôpital sud : chirurgie ambulatoire pédiatrique gynéco et plastie
• Secrétariat de l’UACA Pontchaillou : chirurgie ambulatoire adultes pluridisciplinaire
• Secrétariat du pôle ASUR
• Secrétariat des consultations centralisées d’anesthésie

LIEU D’EXERCICE
• Principalement dans l’unité de consultation centralisée d’anesthésie au 9ème étage du grand bloc rattaché au pôle d’Anesthésie Samu Urgences Réanimation sous la responsabilité du Professeur Ecoffey.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme
- Cadre Supérieur Martine PRMOIS
- Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme Chrystèle DUMON
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Sur ce poste, les relations fonctionnelles les plus fréquentes s’exercent avec :
• Chef de Pôle : Professeur Claude ECOFFEY
• Chef du service d’anesthésie : Professeur Hélène BELOEIL
• Les Médecins Anesthésistes Réanimateurs 
• Le cadre supérieur du pôle ASUR
• Le cadre responsable du centre de prélèvements
• L’équipe soignante du centre de prélèvements.
• L’équipe soignante de l’UACA de Pllou.
• Les secrétaires de l’UACA de Pllou.
• Le coursier dédié à la consultation centralisée.
• Les secrétariats de chirurgie du grand bloc
• Les services de soins et les IDE de programmation de chirurgie..
• Le bureau des entrées.
• Le service social.
• Le service d’information médicale.
• Les secrétariats médicaux des différents services du CHU.
• Les visiteurs médicaux.

MISSIONS
Assurer l’accueil des patients, la prise en charge administrative des consultations en lien avec les consultations de chirurgie, assurer les pré-admissions des patients et la facturation des consultations d’anesthésie et des actes biologiques.

ACTIVITES
ACTIVITES PRINCIPALES
• Accueil du patient, des consultants, des visiteurs médicaux.
• Saisie des entrées administratives.
• Accueil téléphonique.
• Prise de rendez-vous de consultations.
• Orientation les appels téléphoniques.
• Vérification des convocations aux RDV d’anesthésie et émission des convocations de report (rendez-vous de consultation d’anesthésie).
• Préparation des consultations et des dossiers des patients.
• Gestion de la planification des consultations en lien avec les consultations de chirurgie
• Recherche, préparation, classement et archivage du dossier médical du patient.
• Saisie et envoi des courriers de consultations.
• Créer et gérer les dossiers administratifs (création de l’identité, de la venue, débiteurs, droits sociaux …) des admissions hospitalisés et des consultations externes, gérer les modalités de prise en charge financière (recherche des débiteurs, envoi des prises en charge aux caisses, mutuelles et organismes divers, réception du courrier, enregistrement des accords de prises en charge, analyse et traitement des refus de prise en charge, classement des dossiers facturés)
• Préparer les préadmissions pour les unités de soins
• Gestion de l’encaissement des consultations et des actes biologiques.
• Classement.
• Archivage.

EXIGENCES DU POSTE
DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)
• Baccalauréat sciences médico-sociales ou Baccalauréat ST2S
• BTS SP3S
FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S) 
• Connaissance des règles de gestion et de facturation
Maîtrise des logiciels Sillage et Convergence.
• Maitrise de DX planning et DX CARE
• Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et Intranet.
• Maîtrise des termes médicaux.
EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)
• Expérience dans un secrétariat médical.
• Expérience dans la gestion des appels téléphoniques et la prise des rendez-vous.
QUALITES REQUISES
• Sens de l’accueil, de l’écoute, de la discrétion et de la diplomatie.
• Sens du travail en équipe.
• Dynamisme, esprit constructif et disponibilité.
• Sens de l’organisation et esprit d’initiative.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
• Rigueur professionnelle et ponctualité.
• Qualités relationnelles tant en relation directe que par téléphone.
• Capacité d’adaptation.
• Aptitude à gérer sa charge de travail et à rendre compte à sa hiérarchie.
• Respect de la confidentialité.
• Bonne présentation.
CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à 100 %.
• Planning prévisionnel sur l’année.
• Horaires : 08 h 00 – 16 h 00, 10 h 00 – 18 h 00 du lundi au jeudi
• 8 h 00 – 16 h 00 le vendredi 
• Complémentarité d’équipe avec le secrétariat de l’UACA de Pontchaillou 8h 16h et 10h 18h tous les jours
• Travail au sein d’une équipe composée de 20 professionnels.
• Organisation des congés de manière concertée.

 

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