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Offre : Emploi Secrétaire à 100 % double mission secrétariat de direction et secrétariat médical (H/F) - Centre hospitalier universitaire de Rennes Ille-et-Vilaine Bretagne

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M. Stéphane Lacroix
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2012-06-28
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
Un poste de Secrétaire à 100 % double mission secrétariat de direction et secrétariat médical (H/F)

Contrat(s)
Détachement;Mutation

Descriptif

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

  MISSION GENERALE

• Organiser pour la direction déléguée pôles et projets la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers – Assurer le suivi de dossiers spécifiques.
La secrétaire de direction assure le secrétariat du directeur et de l’attachée d’administration.

• Assurer le secrétariat du pôle régional de cancérologie et plus particulièrement des réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP) du pôle régional de cancérologie.

  PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

1) La Direction pôles et projets, située sur le site de l’Hôpital Sud, est chargée des pôles cliniques suivants : 
- Pôle pédiatrie médico-chirurgicale et génétique clinique
- Pôle gynécologie, obstétrique, biologie de la reproduction, chirurgie plastique et reconstructrice 
- Pôle urgences, médecine interne et gériatrie, médecine légale et pénitentiaire, centre antipoison

Le Directeur délégué pôles et projets a délégation du directeur général pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités.

2) Le Pôle Régional de Cancérologie, situé sur Pontchaillou, est constitué entre d’une part, l’Institut régional de cancérologie de Rennes associant le CHU de Rennes et le Centre régional de lutte contre le cancer de Rennes, et d’autre part le site de Brest associant le CHU de Brest et l’hôpital des Armées. 

Ce pôle exerce ses missions dans trois grands domaines de compétence :

- dans le domaine des soins : fonctionnement des RCP de recours et des RCP interrégionales, 
- dans le domaine de la recherche : développement de la recherche clinique
- dans le domaine de l’enseignement : synthèse et valorisation des principales formations existantes

  LIEU D’EXERCICE

1) La Direction pôles et projets, localisée à l’Hôpital Sud.
2) Le Pôle Régional de Cancérologie, localisé à Pontchaillou. 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

1) Le directeur délégué pôles et projets
2) Le directeur référent de la cancérologie au CHU de Rennes

  RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

1) Direction pôles et projets
• Le directeur délégué auprès des pôles
• L’attachée d’administration, responsable de la gestion administrative
• Les directeurs des soins délégués aux pôles 
• Les chefs de pôles et chefs de service
• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé
• Les assistants de gestion
• Le contrôleur de gestion
• Les secrétaires de direction 

2) Pôle régional de cancérologie
• Le médecin responsable du pôle régional de cancérologie
• Le centre de coordination en cancérologie (3C) (médecin coordinateur, ingénieur qualité, secrétaires)
• Les secrétaires de RCP de l’Institut Rennais de Cancérologie et d’Oncorennes
• Les médecins coordinateurs des RCP de recours régionales ou interrégionales, ou leurs assistantes médicales
• Les praticiens soumettant des dossiers, ou leurs assistantes médicales
• Le médecin et le cadre supérieur responsables de la filière cancérologie
• L’équipe du pôle régional de cancérologie du site brestois 

  ACTIVITES

MISSIONS – Activités principales

1) Secrétariat de direction (60%) à la direction pôles et projets

Assurer le secrétariat de la direction pôles et projets :
 Accueil physique des personnes internes et externes
 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques 
 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
 Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée »
 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements 
 Classement, archivage et administration de documents sur intranet
 Reproduction de documents
 Gestion logistique de la direction 

Assurer la gestion de l’agenda du directeur délégué pôles et projets, et l’organisation de réunions :
 Prise de rendez vous et tenue de l’agenda du directeur
 Planification et organisation de réunions pour le directeur (réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus) 
 Gestion des déplacements extérieurs

Suivi des dossiers afférents aux pôles dont le directeur a la responsabilité :
 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
 Prises de note, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages
 Reprise de notes pour l’établissement de relevés de conclusions 
 Gestion de dossiers transversaux


2) Secrétariat médical (40%) au Pôle Régional de Cancérologie

• Création des dossiers de RCP (identités, médecins correspondants) sur la plate forme de télésanté
• Par délégation des médecins coordinateurs des RCP, alimentation des dossiers communicants de cancérologie (DCC) sur la plate forme
• Organisation des visioconférences dans le cadre des RCP ou de réunions internes du pôle
• Gestion des documents papiers et électroniques, textes ou images, dans le cadre des dossiers cliniques présentés en RCP
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails 
• Assurer l’organisation de réunions
• Prises de note, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages
• Participation aux actions de communication (édition de documents)

ACTIVITES SPECIFIQUES

1) Secrétariat de direction (60%) à la direction pôles et projets
• Poste en binôme fonctionnel, continu et complémentaire avec l’autre secrétaire de la direction pôles et projets de l’Hôpital Sud
• Continuité de service avec le secrétariat de direction pôles et projets de Pontchaillou

2) secrétariat du Pôle Régional de Cancérologie
• En binôme avec une autre secrétaire à 40% dans le cadre d’une équipe comportant par ailleurs un médecin coordonnateur et un attaché de recherche clinique

  EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) :
• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) :
• Expérience souhaitée en secrétariat de direction
• Expérience souhaitée en cancérologie (Vocabulaire médical et terminologie liés à la cancérologie)
• Maîtrise des outils bureautiques 

QUALITES REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS :
• Utiliser les outils bureautiques 
• Savoir travailler en équipe
• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique
• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome
• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours
• Assurer le secrétariat médical de réunions médicales

  CONDITIONS D’EXERCICE 
• Poste à temps plein : 60% à la direction pôles et projets à l’hôpital Sud et 40% au pôle régional de cancérologie à Pontchaillou.

• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi

• Horaires :
1) Direction pôles et projets
Les secrétaires de la Direction Pôles et Projets de l’Hôpital Sud assurent la continuité de l’ensemble des missions du secrétariat de 8h15 à 18h00 selon les 3 types d’horaires définis. 

2) Pôle régional de cancérologie : entre 9 h 30 et 18 h 30 selon les jours.
• La prise de congés doit être en adéquation avec le niveau d’activité de la direction pôles et projets






 

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