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Offre : Emploi Secrétaire de Direction (H/F) - Centre hospitalier universitaire de Rennes Ille-et-Vilaine Bretagne

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M. Stéphane Lacroix
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Ille-et-Vilaine (35)

PUBLIÉE LE
2012-06-25
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

Descriptif de l'offre

Poste proposé
Un poste de Secrétaire de Direction (H/F)

Contrat(s)
Détachement;Mutation

Descriptif

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

  MISSION GENERALE

• Organiser pour la direction déléguée pôles et projets la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers – Assurer le suivi de dossiers spécifiques

La secrétaire de direction assure le secrétariat du directeur et de l’attachée d’administration.

  PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

• La Direction pôles et projets, située sur le site de l’Hôpital Sud, est chargée des pôles cliniques suivants : 
- Pôle pédiatrie médico-chirurgicale et génétique clinique 
- Pôle gynécologie, obstétrique, biologie de la reproduction, chirurgie plastique et reconstructrice 
- Pôle urgences, médecine interne et gériatrie, médecine légale et pénitentiaire, centre antipoison

Le Directeur délégué pôles et projets a délégation du directeur général pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités. 

LIEU D’EXERCICE

• La Direction pôles et projets est localisée à l’Hôpital Sud.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Le directeur délégué pôles et projets,

  RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Le directeur délégué auprès des pôles
• L’attachée d’administration, responsable de la gestion administrative
• Les directeurs des soins délégués aux pôles 
• Les chefs de pôles et chefs de service
• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé
• Les assistants de gestion
• Le contrôleur de gestion
• Les secrétaires de direction 

  ACTIVITES

MISSIONS – Activités principales

• Assurer le secrétariat de la direction pôles et projets
 Accueil physique des personnes internes et externes
 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques 
 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
 Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée »
 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements 
 Classement, archivage et administration de documents sur intranet
 Reproduction de documents
 Gestion logistique de la direction 

• Assurer la gestion de l’agenda du directeur délégué pôles et projets, et l’organisation de réunions
 Prise de rendez vous et tenue de l’agenda du directeur
 Planification et organisation de réunions pour le directeur (réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus) 
 Gestion des déplacements extérieurs

• Suivi des dossiers afférents aux pôles dont le directeur a la responsabilité
 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
 Prises de note, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages
 Reprise de notes pour l’établissement de relevés de conclusions 
 Gestion de dossiers transversaux

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Poste en binôme fonctionnel, continu et complémentaire avec l’autre secrétaire de la direction pôles et projets de l’Hôpital Sud
• Continuité de service avec le secrétariat de direction pôles et projets de Pontchaillou

  EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) 

• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) 

• Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de direction
• Maitrise des outils bureautiques 

QUALITES REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS 

• Utiliser les outils bureautiques 
• Savoir travailler en équipe
• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique
• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome
• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours
• Définir le plan de classement avec les outils mis à disposition 

  CONDITIONS D’EXERCICE 

• Poste à temps plein (90% et 80% peut être envisagé)
• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi
• Horaires : Les secrétaires de la Direction Pôles et Projets de l’Hôpital Sud assurent la continuité de l’ensemble des missions du secrétariat de 8H15 à 18H00 selon les 3 types d’horaires définis. 
• La prise de congés doit être en adéquation avec le niveau d’activité de la direction pôles et projets





Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) : http://reseauprosante.fr/



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