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Offre : Emploi SECRETAIRE MEDICALE - Centre hospitalier Le Vinatier Rhône Rhône-Alpes

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M. Stéphane Lacroix
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Rhône (69)

PUBLIÉE LE
2012-06-03
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein

Descriptif de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE MEDICALE

Contrat(s)
CDD

Descriptif

1. CARACTÉRISTIQUES du LIEU D’EXERCICE

Le secteur de psychiatrie G08 correspond à l’agglomération de Villeurbanne soit une population de 141 106 habitants (valeur 2008).
Le secteur dispose de 2 unités d’hospitalisation complète, d’un CMP, d’un CATTP adultes, et d’un Hôpital de Jour intra-muros.
Le CMP occupe la moitié du 1er et le 2ème étage du Centre Roland Iattoni. Le bâtiment est partagé avec Santé Mentale et Communauté et deux services municipaux.

2. DÉFINITION GÉNÉRALE de la FONCTION

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.

3. ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Fonction Accueil
 Accueil physique des personnes se présentant au CMP,
 Accueil téléphonique du public,
 Veiller à l’accueil physique en salle d’attente,
 Gestion de la salle d’attente,
 Recueil des informations médico-administratives lors des nouvelles demandes et remise à jour des données précédemment recueillies si nécessaire,
 Prise de rendez-vous,

• Travail de lien et de suivi
 Planification et partage de la mission avec l’autre secrétaire à temps plein sur site,
 Suivi des certificats médicaux en lien avec le bureau des entrées et les secrétaires du PC,
 Recueil des différents comptes rendus médicaux nécessaires aux suivis,
 Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux (logiciel établissement),
 Programmation de l’information pour les professionnels présents à temps partiel,
 Participation aux différentes réunions : institutionnelles, d’équipes et rencontres partenaires,
 Travail de collaboration avec l’équipe infirmière notamment dans le cadre de la gestion des premières demandes,
 Suivi des relances des patients non venus.

• Fonction Saisie
 Saisie des observations médicales sur dictaphones numériques dans le logiciel Cortexte,
 Saisie et mise en forme des comptes-rendus des réunions,
 Saisie des données statistiques,
 Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats.

• Gestion et Organisation
 Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités,
 Différenciation importance et urgence, savoir différer une information,
 Planification des rendez-vous des patients en cas de :
o Demande de RDV médical direct,
o Report ou annulation
 Gestion des premières demandes,
 Gestion des agendas Outlook des différents professionnels,
 Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri et diffusion),
 Reproduction de dossiers médicaux,
 Gestion des fournitures bureautiques,
 Organisation des transports patients,
 Gestion des demandes d’interprétariat,
 Gestion et organisation des consultations journalières.

4. PARTICULARITE DU POSTE

Les deux secrétaires disposent de deux bureaux mitoyens, dont un seul est dévolu à la fonction d’accueil physique et téléphonique : l’occupation du bureau d’accueil est répartie à part égale sur la semaine. En période de congé de l’une d’entre elles, la secrétaire présente occupe le bureau d’accueil. Les périodes de congés sont programmées entre les deux secrétaires du CMP et validées par le médecin responsable de l’unité.

5. COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES

a. Compétences et qualités requises
 Bonnes aptitudes relationnelles avec les patients, leurs familles, l’encadrement et l’ensemble des équipes,
 Expression claire vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés afin de donner des renseignements facilement compréhensibles,
 Capacité à percevoir et gérer une situation d’accueil conflictuelle et à relayer auprès de l’équipe,
 Capacité à prendre des initiatives,
 Capacité d’organisation,
 Capacité à s’intégrer à une équipe pluridisciplinaire,
 Discrétion,
 Rigueur,
 Capacité de discernement,
 Capacité à savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
 Savoir faire la différence entre importance et urgence,
 Capacité à établir des comptes rendus de réunion,
 Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles, à rendre compte de ses difficultés et à les faire évoluer.

b. Formation souhaitée 
Formation de secrétaire médicale

c. Connaissances spécifiques attendues – qualifications professionnelles
 Connaissance du vocabulaire médical,
 Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)
 Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de gestion du dossier patient (Cortexte)
 Connaissance du droit des patients – Droit hospitalier – Respect de la déontologie et du secret professionnel,
 Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital.

d. Qualifications professionnelles attendues
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook, Cortexte)

e. Expériences professionnelles
Une expérience de travail auprès de patients suivis en psychiatrie est la bienvenue.

6. AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE -

Temps de travail : 100%
Amplitude horaire : 9h00-19h00
Cycle horaire : 38h20 - Repos fixes
Remplacement d'un congé maternité : CDD 3 mois renouvenable 1 fois





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