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Offre : SECRETAIRE ADMINISTRATIVE - Centre Hospitalier Le Vinatier Rhône Rhône-Alpes

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M. Vincent Duhamel
En poste
PROFESSION RECHERCHE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

RÉGION / DÉPARTEMENT

Rhône (69)

PUBLIÉE LE
2012-07-19
TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein

Descriptif de l'offre

Poste proposé

SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Contrat(s)
CDD

Descriptif

1. GRADE, METIER, EMPLOI

Grade Personnel administratif
Métier Secrétaire administrative
Temps de travail 50 %

2. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

La directrice des instituts de formation des cadres de santé

3. AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 17H30
Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi
Amplitude horaire : de 8h00 à 17h00
Horaires : à déterminer avec la directrice des instituts de formation.

4. AFFECTATION

POLE Direction
Structure interne CR 145 – Ressources humaines
Unité Institut de Formation des Cadres de Santé
Unité fonctionnelle 1254

5. CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Institut de Formation de Cadres de Santé

6. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Assurer, en collaboration avec une autre secrétaire, la mission de secrétariat et le suivi des dossiers
confiés dans ce cadre là. Plus particulièrement assurer la responsabilité de la gestion administrativedes stages des étudiants cadres et la préparation au concours d’entrée à l’IFCS. Assurer l’accueil des
étudiants et des intervenants.

7. ACTIVITES PRINCIPALES

  • Assurer la gestion administrative de la préparation au concours d’entrée à l’IFCS
  • Assurer la gestion des stages des étudiants cadres de santé.
  • Assistance de l’autre secrétaire pour la gestion du concours d’entrée
  • Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
  • Accueil physique, téléphonique et prise en charge des étudiants et des intervenants.
  • Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda de la directrice et des plannings d’activité, réservation des salles
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
  • Préparation et suivi de dossiers
  • Prise de notes et rédaction de comptes rendus
  • Reproduction de documents
  • Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax, scanner)

8. ACTIVITES SPECIFIQUES

  • Constitution et suivi des dossiers d’inscription à la préparation au concours d’entrée en IFCS
  • Gestion de l’organisation administrative de cette préparation, en partenariat avec le formateur
  • responsable
  • Elaboration des conventions et des attestations de présence
  • Gestion des stages : gestion des conventions et des attestations de présence.
  • Gestion mensuelle de présences des étudiants cadres en formation
  • Suivi des dossiers de prises en charges financières (Fongecif, Pole-Emploi, DIF,…)

9. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Connaissances et compétences professionnelles

• Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point)
• Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l’IFCS afin de renseigner les différents interlocuteurs,
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (compte rendu, procès-verbal, dossier, études, tableaux de bord…),
• Travailler en équipe,
• Organiser et prioriser ses activités,
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,Qualités requises
• Maîtrise approfondie de l’orthographe et de la mise en forme des documents,
• Discrétion,
• Organisation,
• Autonomie,
• Bon relationnel avec les intervenants, les services de l’Hôpital, les employeurs et les
étudiants
• Capacités d’adaptation.

9.1. Formation souhaitée

Diplôme conseillé : BTS secrétariat

9.2. Expérience professionnelle

Débutant accepté





Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) :http://reseauprosante.fr/



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